Functieomschrijving
Voor Gemeente Purmerend zoeken wij een Programmasecretaris.De wereld verandert razendsnel, en informatie is de sleutel tot vooruitgang. Jij zorgt ervoor dat de gemeente klaar is voor de toekomst. Als programmasecretaris speel jij een zelfstandige rol binnen het uitvoeringsprogramma van de IV-strategie en de I‐keten. Je zorgt dat het programma soepel verloopt: je bewaakt de planning en voortgang, organiseert overleggen en stelt rapportages op. Hierbij werk je samen met de programmamanager, projectleiders en andere stakeholders om de informatievoorziening van de organisatie toekomstbestendig te maken.
De gemeente Purmerend heeft eind 2024 een IV-strategie opgesteld met drie speerpunten. Hierin zijn verplichte wetgeving en wensen vanuit de organisatie en doelgroepen gebundeld:
- Een professionele IV‐organisatie – De informatiehuishouding op orde krijgen en houden met de juiste kennis en expertise.
- Toegang tot de juiste informatie – Meer transparantie voor inwoners en ondernemers, voldoen aan wetgeving op het gebied van IV en intern de juiste informatie sneller beschikbaar maken om de dienstverlening te verbeteren.
- Moderne werkplek – Medewerkers krijgen de juiste faciliteiten om hun werk goed en efficiënt uit te voeren.
De IV‐strategie wordt uitgevoerd via een uitvoeringsprogramma met verschillende programmalijnen. Jij ondersteunt de programmamanager en zorgt dat de programmaorganisatie en communicatie soepel verlopen.
Je verantwoordelijkheden zijn:
- Ondersteunen van de programmamanager en optreden als eerste aanspreekpunt bij diens afwezigheid.
- Sparringpartner zijn en adviseren over aanpak, voortgang en prioritering.
- Samen met de programmamanager bewaken van planning, voortgang en beheersing van het uitvoeringsprogramma.
- Adviseren en ondersteunen bij afstemming met relevante stakeholders.
- Voorbereiden van besluitvorming en rapporteren over programmavoortgang.
- Regisseren en bewaken van de programmalijn Communicatie en Adoptie, in opdracht van de programmamanager.
Als ervaren en stevige programmasecretaris met een strategische én tactische blik herken je wat nodig is, pak je zaken zelfstandig op en weet je mensen mee te nemen in verandering. Je bent communicatief sterk, zowel verbaal als schriftelijk, en je bent doortastend en proactief in het leggen van verbindingen binnen een dynamische en veranderende omgeving.
Competenties
- Je bent organisatorisch sterk, houdt overzicht, bewaakt planningen en hebt oog voor detail.
- Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk overtuigend en verbindend.
- Je hebt strategisch en tactisch inzicht, herkent kansen en adviseert over governance en veranderprocessen.
- Je hebt kennis van digitale transformatie en affiniteit met informatievoorziening en moderne werkplekconcepten (M365, cloud).
- Je houdt van plezier maken en bent een echte teamplayer.
Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De afgelopen jaren is de organisatie succesvol veranderd naar een energieke omgeving met veel mogelijkheden. Zij werken volgens de “Purmerendse manier”, waarbij inwoners centraal staan. Bij alles wat zij doen stellen zij zichzelf de vraag: wat draagt dit bij aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Denken in kansen en mogelijkheden staat centraal. Creativiteit, een informele aanpak en verbondenheid met de omgeving zijn belangrijk.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris binnen een overheidsinstelling.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met veranderprocessen, stakeholdermanagement en governance.
- Je beschikt over aantoonbare werkervaring met het implementeren van moderne werkplekconcepten (M365 en cloud).
Functie wensen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretariaat of projectondersteuning
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met veranderprocessen, stakeholdermanagement en governance
- Je hebt aantoonbare werkervaring met digitale transformatie en werkplekconcepten; het is een pre als je concrete voorbeelden hiervan in jouw CV benoemt
- Het is belangrijk dat je jezelf kort (persoonlijk) voorstelt in een motivatie waarin je uitlegt waarom jij geschikt bent voor deze opdracht en affiniteit hebt met informatievoorziening; deze motivatie schrijf je zelf
