Programmasecretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Programmasecretaris.
Jouw functie
In de rol van programmasecretaris zorg je voor overzicht, een strakke planning en heldere communicatie. Je werkt samen met diverse externe partners in het clusteroverstijgende programmateam TU Delft Campus Rotterdam en beweegt je binnen een dynamisch politiek-bestuurlijk krachtenveld. Jij coördineert en bewaakt de planning en rapportages, bereidt bestuurlijke stukken, vergaderingen en overleggen voor en verzorgt duidelijke verslaglegging.
Je kunt onder andere rekenen op de volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden:

• Samen met het programmateam volg je de ontwikkelingen rondom de TU Delft Campus nauwgezet. Je neemt een coördinerende rol en zorgt dat acties tijdig worden uitgezet en opgevolgd.
• Je bent secretaris van meerdere vaste overleggen, zoals met het programmateam, met de TU Delft en intern en extern directieoverleg.
• Je bent verantwoordelijk voor de planning, voorbereiding en uitwerking van bestuurlijke stukken, bijvoorbeeld voor de Strategic Board onder leiding van de burgemeester, en andere vergaderingen en overleggen met interne en externe partners.
• Je zorgt voor heldere communicatie en documentatie, waardoor informatie toegankelijk en bruikbaar is voor alle betrokken partijen.
• Je faciliteert samenwerking en bent verantwoordelijk voor het plannen van afspraken met de programmamanager of het organiseren van (partner)bijeenkomsten.
• Je werkt nauw samen met het interne programmateam en hebt direct contact met de secretaris en het programmateam van de TU Delft.
• Je signaleert kansen, risico’s en knelpunten in het proces en de samenwerking en geeft hier proactief opvolging aan.

Gemeente Rotterdam en TU Delft werken voor de ontwikkeling van de TU Delft Campus Rotterdam samen met partners zoals de Erasmus Universiteit, het mbo, hbo, Erasmus MC, het Havenbedrijf, gemeente Delft en de provincie Zuid-Holland. Het interne programmateam waarin je aan de slag gaat bestaat uit collega’s van de afdelingen Onderwijs, Economie, Strategie Gebiedsontwikkeling en Juridische Zaken. Je krijgt veel ruimte om zelf invulling te geven aan je rol, omdat je volledig betrokken bent bij het programma.
Een programmabureaulocatie nabij Rotterdam CS versterkt de samenwerking tussen gemeente Rotterdam, TU Delft en de andere partners. Men verwacht dat je hier een groot deel van je werkweek aanwezig bent.
Jouw profiel
Als programmasecretaris draag je zorg voor het soepel verlopen van het programma. Je ondersteunt de programmamanager en het team bij organisatie, coördinatie en besluitvorming rondom de ontwikkeling van de TU Delft Campus in Rotterdam. Dankzij jouw overzicht en structuur kan het team optimaal functioneren en ontvangen bestuurders en partners tijdig de juiste informatie.
Je schakelt makkelijk tussen uitvoering, projectmatig werken en beleidsmatige processen. Je organiseert zelfstandig je werk, bent initiatiefrijk en zorgvuldig in het voorbereiden en bewaken van agenda’s, rapportages en besluitvormingstrajecten. Je vertaalt ervaringen en signalen uit de praktijk naar concrete adviezen.
Je werkt intensief samen met collega’s en externe partners. Je bent een verbinder: je legt gemakkelijk contact, bouwt netwerken op en overziet de belangen van onderwijs, overheid en bedrijfsleven.
Omdat zowel de burgemeester als meerdere wethouders betrokken zijn, beschik je over bestuurlijke sensitiviteit en heb je ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving. Jij weet hoe je bestuurlijke stukken voorbereidt en processen soepel laat verlopen.
Eisen:

• Je hebt een afgeronde HBO-opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaris in de afgelopen 8 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving in de afgelopen 3 jaar.

Wensen:

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaris opgedaan in de afgelopen 8 jaar.
• Je hebt ervaring met beleidsadvisering.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie met meer dan 150.000 inwoners.

Organisatie
Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert maximale ontplooiing van talent in een gezond lichaam. Zij gaan uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. Zij bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden, en intensievere zorg waar dat echt noodzakelijk is. Dit gebeurt in opdracht van het college en deelgemeenten en in samenwerking met maatschappelijke partners.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaris opgedaan in de afgelopen 8 jaar
• Je hebt ervaring met beleidsadvisering
• Je hebt ervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie met meer dan 150.000 inwoners