Programmasecretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Moerdijk zoeken wij een Programmasecretaris. Het kan jou als overheidsprofessional bijna niet ontgaan zijn: landelijk was er volop nieuws over de toekomst van het dorp Moerdijk.
Het Rijk zoekt samen met provincie, waterschap en gemeenten via de ontwerptafel Powerport al jaren naar ruimte voor de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie.
Recent is het besluit over een voorkeurscenario uitgesteld.
Voor de komende periode is daarom behoefte aan een stevige programmasecretaris die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, de stukkenstroom coördineert en bewaakt dat afspraken en besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Je draagt daarmee bij dat het programma niet alleen wordt ontwikkeld, maar ook succesvol wordt gerealiseerd.

Opdracht
Als programmasecretaris ben je de spil in de gemeentelijke organisatie van het programma Powerport.
Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft.
Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.
Je werkt in een tandem met de programmamanager: de programmamanager stuurt integraal aan, en jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging en houdt het programma op de rails.
Je denkt mee, (mee)schrijft waar dat helpt en zorgt dat zaken voor elkaar komen.

Taken

• Je helpt de programmamanager met de voorbereiding van agenda’s en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en waar nodig programmalijnen; je haalt input op bij de juiste mensen en zet besluitpunten en dilemma’s scherp neer.
• Je verzorgt verslaglegging van overleggen (stuurgroep en waar nodig programmalijnoverleggen), maakt en beheert actie- en besluitenlijsten, legt afspraken vast en bewaakt deadlines en kritieke paden zodat opvolging plaatsvindt.
• Je organiseert sessies en momenten in het programma, waaronder bijeenkomsten en contactmomenten met inwoners, en regelt de praktische en procesmatige kant in afstemming met communicatie, participatie en inhoudelijke rollen.
• Je ondersteunt de programmalijnen procesmatig: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden, waarbij je bewaakt dat eigenaarschap bij de inhoudelijke trekkers blijft en producten op tijd en in de juiste vorm worden opgeleverd.
• Samen met de programmaondersteuner beheer je de centrale mailbox van het programma, triageer je binnenkomende signalen en vragen en zet je deze uit bij de juiste collega’s, waarbij je opvolging bewaakt.

Waar je terecht komt
Je werkt binnen het programma Powerport bij de gemeente Moerdijk en maakt deel uit van het programmateam.
Je werkt nauw samen met de programmamanager en andere kernrollen zoals strategie intern/extern, juridisch, communicatie/participatie, financieel en programmalijncoördinatoren.

Jouw profiel
Zij zoeken een programmasecretaris met enkele jaren werkervaring (circa 2–5 jaar) die energie krijgt van het opbouwen van een programmaorganisatie in een politiek-bestuurlijke omgeving.
Je bent sterk in organiseren en prioriteren: je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat acties daadwerkelijk worden opgevolgd.
Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en niveaus en behoudt het overzicht als er veel tegelijk speelt.
Je hebt gevoel voor hoe besluitvorming binnen een gemeente werkt, zowel bestuurlijk als ambtelijk.
Je beschikt over een vlotte pen en kunt bijdragen aan verschillende stukken die het programmateam produceert.
Je krijgt energie van een veelzijdige rol waarin je dicht op het programma en de betrokken partijen zit en bijdraagt aan zowel inhoudelijke voortgang als organisatie en uitvoering.