Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Programmasecretaris.Jouw functie
Binnen het team Gebouwde en Groene Omgeving (GGO) van de afdeling Duurzaamheid werk je als programmasecretaris aan diverse projecten gericht op het verduurzamen van de bestaande woningvoorraad en het ondersteunen van bewoners. Je draagt bij aan initiatieven op het gebied van energiebesparing, het faciliteren van projecten, het ondersteunen van VvE’s en het inzetten van instrumenten zoals leningen en subsidies.
Je hebt veel contact met woningcorporaties, stedelijke partners en verschillende afdelingen binnen de gemeente, zoals Bouw- en Woningtoezicht. Je ondersteunt de opgavemanager, maar richt je vooral op de programmamanagers en adviseurs binnen het team.
Concreet bestaan jouw werkzaamheden uit het volgende:
- Bespreekpunten ophalen, agenda’s en stukken opstellen en tijdig verzenden.
- Notuleren van (complexe) overleggen binnen het team.
- Acties bewaken en zorgen voor het nakomen van gemaakte afspraken.
- Projectadministratie opstellen en actualiseren, inclusief mijlpalen.
- Archiveren en vastleggen van procesdocumentatie.
- Bijhouden van geleerde lessen tijdens projecten.
- Vragen over verduurzamen van gebouwen beantwoorden en analyseren, bijvoorbeeld van bewoners.
- Voorbereiden van notities, brieven en besluiten.
- Kwaliteitstoetsing, correctie en definitief maken van conceptstukken.
- Een of enkele kleine projecten zelfstandig trekken.
Jouw profiel
Je bent een enthousiaste programmasecretaris die zelfstandig én in teamverband werkt en goed kan prioriteren. Je houdt overzicht bij complexe dossiers en schakelt snel als de situatie daarom vraagt. Spoedvragen pak je adequaat en zorgvuldig op. Dankzij jouw proactieve houding ondersteun je de opgavemanager, programmamanagers en adviseurs en denk je actief mee over het verbeteren van werkprocessen.
Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden in woord en geschrift en hebt een vlotte pen. Je hebt affiniteit met duurzaamheid en werkt met enthousiasme en betrokkenheid aan jouw taken.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in de richting van bestuurskunde
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met werken aan verduurzaming van de gebouwde omgeving
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met programma-, project-, stafondersteuning of secretarisschap, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring bij een overheidsinstantie, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
Functie wensen
- Je hebt een opleiding op WO-niveau afgerond
- Het is een pre als je ervaring hebt met projectmatig werken
- Het is een pre als je ervaring hebt met projectleiding
- Bij voorkeur heb je kennis en ervaring met Oracle
- Het is een pre als je kennis en ervaring hebt met Diva BB
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners
