Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij. Ben jij wendbaar, sterk in organiseren en coördineren, kun je inhoudelijk adviseren en staat klantwaarde bij jou hoog in het vaandel? Werk je proactief en wil je bijdragen aan een grote uitdaging: het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de Rijksrederij? Dan is deze rol iets voor jou!

Als programmasecretaris Vlootvernieuwing ben je de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (7 leden). Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van activiteiten op MT-niveau. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam.

Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met twee collega Senior Projectondersteuners. Ook al heb je geen formele aansturende rol binnen het secretariaat, draag je bij aan goede coördinatie en een soepele samenwerking.

Jij wilt je langdurig inzetten voor dit programma. De rol vraagt om een hoger werk- en denkniveau dan gebruikelijk is voor projectondersteuning binnen Rijkswaterstaat. Naast reguliere taken denk je mee over het verbeteren en efficiënter maken van de werkzaamheden. Zodra de basis op orde is, kun je je werkzaamheden verder uitbouwen.

Daarnaast vervul je de rol van secretaris bij het wekelijkse Management Team (5 leden) van de Rijksrederij, een afzonderlijk organisatieonderdeel. Beide onderdelen werken nauw samen. In deze dubbelrol profiteer je van jouw kennis van beide teams en fungeer je als verbinder. Je handelt discreet en vertrouwelijke informatie blijft bij jou binnenskamers. Je bent verantwoordelijk voor agenda voorbereiding, het verzorgen van de stukkenstroom en het notuleren.

Hier haal jij voldoening uit

Je krijgt energie van het ontzorgen van anderen: dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook graag de samenwerking met collega’s. Je haalt plezier uit het organiseren en voorbereiden van overleggen, waarbij je rekening houdt met verschillende belangen. Je beheert de agenda van de Programmadirecteur en zorgt ervoor dat zij zich volledig kan richten op haar werkzaamheden. Ook denk je mee over vraagstukken en voorzie je collega’s van advies.

Door jouw centrale positie binnen de MT’s weten teamleden jou vanzelfsprekend te vinden voor informatie, advies en ondersteuning.

• Managen van informatie en beheer van functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails
• Beheren van documenten en informatiestromen
• (Inhoudelijk) bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s
• Bijhouden van het overzicht van opdrachtbrieven en nota’s
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties
• Coördineren van de tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken van acties en deadlines
• Coördineren van de wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken van acties en deadlines
• Notuleren van (complexe) overleggen, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering
• Agendabeheer en algemene ondersteuning Programmadirecteur Vlootvernieuwing
• (Inhoudelijke) bijdrage aan voortgangsrapportages
• Archiveren van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect)

Wat men aan jou waardeert

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:

• Nauwkeurig
• Proactief en oplossingsgericht
• Klantgericht
• Communicatief en verbindend
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen

In deze functie wordt verwacht dat je zelfstandig optreedt, maar wel nauw samenwerkt met je collega’s. Je schakelt snel tussen diverse onderwerpen en stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk en weet een goede balans te houden tussen een dienstverlenende en assertieve houding.

Organisatie

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken zij dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten zich in voor een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, met voldoende groen, schoon water én waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Zo werken zij aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.