Functieomschrijving
Voor Universiteit van Amsterdam zoeken wij een Project Management Ondersteuner. Je ondersteunt het programma Plannen & Roosteren bij de opdrachtgever, dat gericht is op structurele verbetering van de onderwijslogistiek. Je werkt aan de invoering van een toekomstbestendig plannings- en roosterproces, ondersteund door een nieuw Rooster Informatie Systeem. Hiermee draag je bij aan het vergroten van efficiëntie en voorspelbaarheid, en verbeter je de tevredenheid van studenten en docenten. Je zorgt ervoor dat roosters direct juist worden opgeleverd, dat het aantal wijzigingen afneemt en dat beschikbare ruimtes optimaal worden benut.Het programma omvat:
- de invoering van een brede werkwijze voor plannen en roosteren;
- de implementatie van een nieuw systeemlandschap;
- het verbeteren van samenwerking, sturing en voorspelbaarheid.
Je beweegt je binnen een complexe bestuurlijke context met meerdere stakeholders zoals faculteiten, diensten en governance-organen.
Doel van de opdracht
Je ondersteunt het programma Plannen & Roosteren professioneel door structuur, overzicht en beheersing aan te brengen in projectinformatie, planning, besluitvorming en rapportage. Jij helpt het kernteam en de projectleiding om een voorspelbare en beheersbare uitvoering van het programma mogelijk te maken.
Resultaten / Deliverables
Jouw werkzaamheden leiden tot de volgende concrete resultaten:
- Ingerichte en onderhouden projectdocumentatie met een consistente, toegankelijke en actuele structuur;
- Geactualiseerde projectplanning en voortgangsoverzichten met inzicht in mijlpalen, afhankelijkheden en deeltrajecten;
- Ondersteuning bij governance en besluitvorming met goed voorbereide overleggen, vastgelegde besluiten en actiebeheer;
- Periodieke voortgangs- en verantwoordingsrapportages richting stuurgroep en medezeggenschap;
- Actueel financieel overzicht en budgetbewaking;
- Effectieve organisatie van projectoverleggen voor meerdere teams en stakeholders.
Jouw rol en werkzaamheden
Als Project Management Ondersteuner begeleid je het verandertraject en zorg je voor structuur, samenhang en beheersing.
Je belangrijkste taken zijn onder andere:
- adviseren over en inrichten van projectdocumentatie;
- bijhouden, structureren en reviewen van documentatie;
- fungeren als centraal informatiepunt binnen het programma;
- opstellen en onderhouden van projectplanning;
- organiseren en voorbereiden van projectoverleggen voor meerdere teams;
- vastleggen van acties, besluiten en voortgang;
- bewaken van mijlpalen, deadlines en afhankelijkheden;
- opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages;
- ondersteunen bij budgetbewaking en financieel overzicht.
De functie kun je hybride uitvoeren.
Jouw profiel
Functie eisen
- Je beschikt minimaal over hbo werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring met PMO- of projectondersteuning binnen complexe verandertrajecten.
- Je bent bekend met projecten waarin meerdere stakeholders en een bestuurlijke context een rol spelen.
- Je hebt aantoonbare ervaring met plannings- en rapportagetools.
- Je beschikt over sterke organisatorische en planmatige vaardigheden.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling.
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
- Je kunt structuur aanbrengen en complexe projecten beheersen.
- Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
- Je hebt bestuurlijke sensitiviteit.
- Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
- Je hebt een proactieve en ondersteunende werkhouding.
