Functieomschrijving
Voor Provincie Utrecht zoeken wij een Projectleider Bewerking Papieren Archieven. Je werkt aan het coördineren en aansturen van de archiefbewerking van het omvangrijke papieren archief (circa 2,5 km) van de provincie Utrecht. Dit archief is afgesloten en groeit niet meer, omdat de provincie al enkele jaren volledig digitaal archiveert. Jouw taak is om te zorgen dat het papieren archief wordt bewerkt: vernietigen waar nodig en overbrengen naar de archiefbewaarplaats Het Utrechts Archief. Je krijgt daarbij beschrijvingen op hoofdlijnen van de bestanden, zoals naam, herkomst, omvang, datering en voorstellen voor verwerking.Het papieren archief staat bij een externe dienstverlener (Karmac in Lelystad en Kampen). Voor dit project is budget gereserveerd voor de jaren 2026 tot en met 2028. Omdat de provincie zelf onvoldoende capaciteit heeft, wordt via aanbesteding een externe partij gezocht die de daadwerkelijke bewerking uitvoert. Jij zorgt als projectleider voor de coördinatie en regie van het totale bewerkingsproces. Je voert de inhoudelijke bewerking dus niet zelf uit, maar je bent verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces. Jij zorgt ervoor dat het vernietigen en overbrengen volgens planning en op de juiste wijze verloopt. Waar het proces dreigt vast te lopen, ben jij de drijvende kracht die zorgt voor voortgang.
Aan het einde van het project zijn alle te bewaren archieven overgebracht naar Het Utrechts Archief en zijn de te vernietigen archieven hetzij vernietigd, hetzij gereedgemaakt voor vernietiging op het juiste moment volgens de selectielijst.
Voor deze opdracht wordt verwacht dat je je eigen (ICT-)middelen inzet. Als er tijdens de opdracht extra bedrijfsmiddelen nodig blijken om het product of de dienst te leveren, dan draag je daar zelf zorg voor.
Competenties
- Stakeholder- & omgevingsmanagement
- Financieel & TCO-denken
- Communicatieve vaardigheid & besluitvorming
Organisatie
De provincie Utrecht is gevarieerd, bruisend en kent een rijke historie. Je werkt in een regio met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Deze topregio heeft een innovatieve kenniseconomie.
De uitdaging is om de aantrekkelijkheid van de provincie te vergroten en groei mogelijk te maken, terwijl de kwaliteit van de ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Het doel is dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom wordt voortdurend gewerkt aan een goede balans tussen groen en groei.
Functie-eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt ervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen
- Je hebt kennis van en ervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling
Functie-wensen
- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
- Je hebt aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten (bijvoorbeeld toegelicht in je cv)
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt ervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen
- Je hebt kennis van en ervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling
Functie wensen
- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
- Je hebt aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten (bijvoorbeeld toegelicht in je cv)
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer
