Projectleider Implementatie Archiefwet 2026

Functieomschrijving

Voor Gemeente Gooise Meren zoeken wij een Projectleider Implementatie Archiefwet 2026. Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren. Je zorgt ervoor dat de gemeente aantoonbaar voldoet aan de nieuwe eisen. Digitaal werken is daarbij het uitgangspunt. De overbrengingstermijn wordt verkort en er komen nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER. Gooise Meren werkt digitaal en heeft de gevolgen van de wetswijzigingen in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente werkt samen met de regionale archiefdienst AGVS.

Jouw werkzaamheden

• Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, inclusief fasering, planning, benodigde capaciteit en risico’s.
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheerders, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS.
• Je rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever over de voortgang, risico’s en benodigde besluiten.
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en draagt de resultaten zorgvuldig over aan de lijnorganisatie. Daarbij zorg je ook voor een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.
• Je actualiseert de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels op basis van de VNG-modellen.
• Je stelt procesbeschrijvingen en werkinstructies op voor vernietiging in alle systemen en op papier, vervanging en overbrenging.
• Je werkt de procedure voor openbaarheidsbeperkingen uit, inclusief de motivering en het advies van de archivaris.
• Je brengt gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden in kaart. Samen met de andere AGVS-gemeenten maak je afspraken over het verantwoordelijke overheidsorgaan.
• Je bereidt het verzoek voor een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission voor.
• Je voert samen met proces-, systeem- en data-eigenaren een risico-inventarisatie uit naar achteruitgang en verlies van informatie. Je stemt dit af met de CISO en de privacy officer.
• Je adviseert over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid.
• Je stelt een actueel overzicht op van de informatiehuishouding, met daarin systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER.
• Je actualiseert het calamiteitenplan, inclusief het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.
• Je richt samen met functioneel beheer en een jurist de beperkingsgronden voor openbaarheid in bij het afsluiten van zaken. Je legt daarbij de grond, duur, datum en status vast.
• Je zorgt voor de toepassing van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen.
• Je werkt de eisen uit het DUTO-raamwerk uit en toetst deze per systeem.
• Je rondt het metadataschema en de MDTO-pilot af. Daarbij verwerk je de verplichte metadata en aanvullende metadata voor documenten die langdurig bewaard moeten blijven.
• Je bewaakt de samenhang en planning van de werkzaamheden. De feitelijke bewerking van het archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen worden uitgevoerd door informatiespecialisten en functioneel beheer.

Resultaten

• Een plan van aanpak dat is vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever.
• Een voorstel voor de geactualiseerde archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels, gereed voor besluitvorming.
• Een functioneel ontwerp voor de beperkingsgronden voor openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist.
• Procesbeschrijvingen voor vernietiging, vervanging en overbrenging.
• Een overzicht van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke overheidsorgaan.
• Een risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen.
• Uitgewerkte DUTO-eisen die per systeem zijn getoetst.
• Een actueel overzicht van de informatiehuishouding.
• Een geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol.
• Een overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie.

Jouw profiel

• Je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met duidelijke mijlpalen.
• Je werkt resultaatgericht, levert concrete producten op en houdt wettelijke vereisten scherp in beeld.
• Je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheerders, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst.
• Je weet draagvlak te creëren voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en stemt je aanpak daarop af.
• Je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen.
• Je schrijft helder en zorgvuldig, bijvoorbeeld in beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur.

Over Gooise Meren
Gooise Meren is een gemeente met ruim 60.000 inwoners en een overzichtelijke organisatie met ongeveer 450 medewerkers. Zij vertrouwen op elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht aan resultaten voor het bestuur, de inwoners en collega’s. De organisatie stimuleert medewerkers om zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Je krijgt ruimte om te leren, te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Medewerkers staan open voor elkaar en voor de buitenwereld, stellen vragen en durven kritisch te zijn. Ook plezier in het werk is belangrijk. Gooise Meren werkt aan complexe vraagstukken en probeert die zo eenvoudig mogelijk te benaderen. Door de essentie van de opgave centraal te stellen, is duidelijk welke bijdrage en rol van medewerkers wordt verwacht. Zij voelen zich mede-eigenaar van de oplossing. De organisatie ontwikkelt zich voortdurend en werkt daarbij geleidelijk en op een natuurlijke manier.