Functieomschrijving
Voor Gemeente Hof van Twente zoeken wij een Projectleider Verkiezingen. Je ondersteunt de gemeente Hof van Twente bij het organiseren, professionaliseren en borgen van het gemeentelijke verkiezingsproces, met als doel een zorgvuldig, beheersbaar, rechtmatig en overdraagbaar resultaat te realiseren.Doel van de opdracht
Je werkt aan het realiseren van een professioneel ingerichte en overdraagbare verkiezingsorganisatie binnen de gemeente. Hierbij ligt de nadruk op concrete resultaten en duurzame kennisborging, zodat de gemeente zelfstandig verder kan met de verkregen documentatie en werkwijzen.
Resultaten
- Een actuele integrale verkiezingsplanning met wettelijke termijnen, afhankelijkheden en mijlpalen.
- Een praktisch uitvoerbaar verkiezingsdraaiboek.
- Duidelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies voor alle relevante onderdelen van het verkiezingsproces.
- Een uitgewerkte aanpak voor kandidaatstelling, stembureaus, logistiek, materiaalvoorziening en de verkiezingsdag.
- Een overzicht van relevante risico's, knelpunten, afhankelijkheden en beheersmaatregelen.
- Aantoonbare en georganiseerde kennisoverdracht aan een door de gemeente aangewezen medewerker.
- Een eindevaluatie van het verkiezingsproces met concrete aanbevelingen voor verbetering.
- Een overdraagbaar kennis- en documentatiepakket waarmee de gemeentelijke organisatie zelfstandig verder kan.
Werkzaamheden
- Analyseren van de bestaande verkiezingsorganisatie, processen en documentatie.
- Opstellen, actualiseren en bewaken van de integrale verkiezingsplanning.
- Structureren en verbeteren van verkiezingsprocessen.
- Opstellen en actualiseren van draaiboeken, procesbeschrijvingen en werkinstructies.
- Voorbereiden van de verschillende onderdelen van het verkiezingsproces.
- Inventariseren en beheersen van risico's en afhankelijkheden.
- Adviseren over inrichting en uitvoering van het verkiezingsproces.
- Afstemmen met relevante gemeentelijke disciplines en externe partijen om uitvoering en randvoorwaarden te borgen.
- Voorbereiden en evalueren van de verkiezingsorganisatie.
- Organiseren van kennisoverdracht en het samenstellen van documentatiepakketten.
- Adviseren over structurele verbeteringen en borging van kennis binnen de organisatie.
Samenwerking en afstemming
Je stemt af met disciplines zoals Burgerzaken, Facilitair, Communicatie en ICT en met relevante externe partijen om de overeengekomen resultaten te behalen. Je organiseert zelf de benodigde afstemming en rapporteert de voortgang en bevindingen richting de opgavehouder binnen de gemeente.
Kennisoverdracht
- Je draagt kennis, ervaring en werkwijzen over aan een door de gemeente aangewezen medewerker.
- Je bespreekt processen en keuzes gezamenlijk en licht relevante regelgeving en aandachtspunten toe.
- Je stelt procesdocumentatie beschikbaar en licht deze praktisch toe.
- Je draagt werkwijzen praktisch over en bespreekt risico's en scenario's.
- Je evalueert uitgevoerde werkzaamheden en verwerkt leerpunten in concrete aanbevelingen en documentatie.
Jouw profiel
- Je hebt aantoonbare expertise met gemeentelijke verkiezingsorganisatie en ervaring met het opstellen van draaiboeken en integrale planningen.
- Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Je werkt zelfstandig, resultaatgericht en hebt het vermogen om complexe processen te structureren en overzichtelijk te maken.
- Je bent aanpassingsvermogen, besluitvaardig en kunt effectief prioriteren en plannen.
- Je hebt een sterk analytisch vermogen en bent kritisch op processen en procedures.
- Je bent klantgericht, kunt stakeholders overtuigen en samenwerken met verschillende disciplines.
- Je bent tactisch, assertief en motiveert anderen bij verander- en verbetertrajecten.
Over de organisatie
Je voert de opdracht uit voor de gemeente Hof van Twente, een plattelandsgemeente die trots is op samenwerking met inwoners en medewerkers. De gemeente stimuleert professionaliteit, creativiteit en servicegerichtheid en zet in op ontwikkeling en kennisdeling binnen de organisatie. Je draagt vanuit jouw rol bij aan de maatschappelijke opgave van de gemeente door expertise en resultaatgericht werken te combineren.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider
- Je hebt aantoonbare ervaring met de organisatie van gemeentelijke verkiezingen
- Je beschikt over aantoonbare kennis van de Kieswet en relevante verkiezingsregelgeving
- Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen van draaiboeken en procesbeschrijvingen
- Je hebt aantoonbare ervaring met kennisoverdracht en/of coaching-on-the-job
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare en recente ervaring met gemeentelijke verkiezingen en complexe verkiezingsprocessen
- Je hebt ervaring met het zelfstandig organiseren en realiseren van complexe projecten binnen een bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
- Je hebt aantoonbare ervaring met het overdragen en duurzaam borgen van specialistische kennis binnen organisaties
- Je kunt een concrete en kwalitatieve aanpak presenteren voor planning, procesinrichting, risicomanagement, documentatie, kennisoverdracht, evaluatie en borging
