Functieomschrijving
Voor Dienst Uitvoering Onderwijs zoeken wij een Projectmanagement Officer. Je ondersteunt het project Enterprise Cloud als ervaren PMO. Affiniteit met ICT (begrippen en terminologie) is vereist; je maakt je de materie snel eigen om rapportages voor te bereiden, afwijkingen te signaleren, acties en besluiten vast te leggen en documentatie te reviewen. Je ontlast de programmamanager en denkt mee welke taken je kunt overnemen of grotendeels voorbereiden. Je werkt binnen een PMO-pool van de afdeling Project- en programmamanagement van DUO en wordt primair op deze opdracht ingezet, met mogelijk latere inzet op andere opdrachten.Het programma Cloud Transitie richt zich op de doorstart en afronding van Enterprise Cloud: een VMware VCD gebaseerde multi-tenant Software Defined Data Center (SDDC) oplossing. DUO is betrokken als afnemer en werkt samen met een externe leverancier aan de verdere implementatie en stabilisatie van de omgeving.
Jouw werkzaamheden
- Je bent de rechterhand van de programmamanager en vervangt deze bij afwezigheid.
- Je on- en offboardt projectmedewerkers.
- Je verzorgt rol- en toegangsaanvragen voor de Cloud Transitie-omgeving.
- Je houdt het digitale archief en netwerkfolders up-to-date en instrueert teamleden over het gebruik.
- Je onderhoudt en actualiseert het stakeholdersoverzicht.
- Je beheert urencodes in SAP en het beheer van toegang tot CT SharePoint.
- Je houdt de CT Wiki pagina’s actueel.
- Je vraagt afwezigheid bij stakeholders op en vult waar nodig zelf gegevens in voor management of bestuur.
- Je stelt maandelijks de HPR samen: je vraagt input op en verstuurt het rapport.
- Je plant, bereidt voor, notuleert en volgt acties en besluiten voor wekelijkse PMT-bijeenkomsten.
- Je plant, bereidt voor, notuleert en volgt acties en besluiten voor maandelijkse stuurgroep-/programboardbijeenkomsten.
- Je bereidt kwartaal- en sponsoroverleggen voor.
- Je plant en faciliteert overleggen, workshops en sessies, inclusief ruimte- en cateringreserveringen en bezoekersaanmelding.
- Je organiseert bijeenkomsten en informele events zoals uitjes, etentjes en afscheid.
- Je houdt risico- en issueregisters bij en faciliteert kwartaalreviews.
- Je beheert de configuratielog.
- Je beheert de Cloud-mailbox: je beantwoordt of herrouteert e-mailverkeer.
- Je plant en beheert de Cloud-agenda.
- Je stelt de nieuwsbrief op en verstuurt deze.
Competenties
- Proactief en zelfstandig
- Nieuwsgierig en leergierig
- Kwaliteitsbewust
- Verbinder
- Innovatief en veranderingsgericht
- Goede communicatieve vaardigheden
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden
- Sterke organisatie- en planningsvaardigheden
- Stressbestendig
- Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang
- Vaardig in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen
- Omgevingsbewust en politiek sensitief
Jouw profiel
Je hebt aantoonbare ervaring als PMO binnen ICT-projecten of -programma’s en bent vertrouwd met project- en programmamanagementprocessen. Je bent vaardig in het voorbereiden van rapportages, notuleren, bijhouden van risico- en issueregisters en configuratiebeheer. Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en het ondersteunen van programmamanagers in planning en besluitvorming. Je beschikt over sterke schriftelijke en communicatieve vaardigheden, goede organisatie- en planningscapaciteiten en je kunt prioriteiten stellen onder druk. Ervaring met SharePoint, wikis en basiskennis van SAP-urenbeheer is een pré. Je rapporteert aan de programmamanager en werkt nauw samen met PMO-collega’s binnen de afdeling Project- en programmamanagement van DUO.
Functie eisen
- Je beschikt over een PRINCE2 Foundation‑certificering.
- Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring in een project- of programmaomgeving.
- Je hebt minimaal drie jaar affiniteit met ICT en bent vertrouwd met relevante ICT-terminologie.
Functie wensen
- Het is een pre als je in het bezit bent van het MSP Foundation-certificaat
- Je hebt ervaring met projecten binnen grote uitvoeringsorganisaties bij de overheid
- Je bent IPMA-D gecertificeerd
- Je hebt kennis van en ervaring met werken in een Agile omgeving en met de Agile methodiek
