Functieomschrijving
Voor DJI zoeken wij een Projectmanagement Ondersteuner. Voor het team Dienstenmanagement (DM) binnen de afdeling functioneel beheer en dienstenmanagement (FBD) ondersteun je de dienstenmanagers met het uitvoeren van operationele taken.Je werkt aan:
- Het afhandelen van binnenkomende verzoeken en vragen in de dienstenmanagement mailbox en Topdesk
- Het behandelen van niet-standaard verzoeken
- Het opstellen van rapportages voor klanten en interne overleggen
- Het beheren en updaten van de Dienstenmanagement Confluence en Intranet pagina
- De voorbereiding van sessies en overleggen
- De onboarding van nieuwe collega's
- Het actualiseren van QRC's (Quick Reference Cards) en werkinstructies
- Het updaten van het ServicePortaal
Jouw profiel:
- Je werkt zelfstandig en bent enthousiast, proactief en resultaatgericht
- Je communiceert gemakkelijk en duidelijk met gebruikersorganisatie en leveranciers op verschillende niveaus en beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Kennis van de overheid is een pré
- Je hebt overtuigingskracht en analytisch vermogen
- Je bent sterk in het aanbrengen van structuur en behoudt het overzicht
- Je krijgt energie van samenwerken en het verbeteren van processen
- Een drukkere periode vormt voor jou geen probleem
Achtergrond van de opdracht:
Het dienstenmanagementteam bestaat uit 13 dienstenmanagers die verantwoordelijk zijn voor contract- en leveranciersmanagement. Zij sturen naast hun voornaamste leverancier JIO ook andere commerciële ICT-leveranciers aan in een zakelijke en professionele verhouding, met duidelijke afspraken over te leveren diensten en producten. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor klantmanagement, heeft contact met instellingen over beheerde ICT-middelen en denkt actief mee of de dienstverlening aansluit op de behoeften en toekomstige ontwikkelingen.
De Directie Informatievoorziening (DI) bestaat uit de volgende onderdelen:
- CIO-Office: verantwoordelijk voor het stellen van kaders en de sturing hierop, zodat de informatievoorziening kwalitatief hoogwaardig en toekomstbestendig blijft. Daarnaast geeft het adviezen aan opdrachtgevers en de ambtelijke en politieke top.
- Informatiemanagement en Architectuur (IMA): vertaalt de (functionele) vraag vanuit de organisatie naar efficiënte en effectieve IV-ondersteuning, initieert nieuwe projecten, bereidt besluitvorming in de Iboard voor en stelt domeinarchitecturen op in samenspraak met stakeholders en informatiemanagers.
- Functioneel Beheer en Dienstenmanagement (FBD): verantwoordelijk voor het beheer van de informatievoorziening met focus op de gebruikersorganisatie. De afdeling Dienstenmanagement definieert en onderhoudt het ICT-dienstenportfolio door actief contractmanagement en leveranciersmanagement.
- Project Management en Implementatie (PMI): verantwoordelijk voor de beheersing en het projectmatig realiseren van wijzigingen en nieuwe oplossingen in de informatievoorziening volgens standaard methodieken.
Knock-out criteria:
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding
- Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring binnen de ICT in ondersteunde functies
Competenties
- Je hebt aantoonbare werkervaring met ITSM-processen
Aanvullende kennis en ervaring:
- Je hebt minimaal één jaar praktische werkervaring met TOPdesk, met het afhandelen van meldingen, wijzigingen en het beheer van een TOPdesk-omgeving
