Projectmanager Ondersteuner

Functieomschrijving

Voor Gemeente Utrecht zoeken wij een Projectmanager Ondersteuner. Het programma Invoering Parkeermanagementsysteem (PMS) bevindt zich in de afrondende fase van implementatie. Diverse onderdelen zijn al gerealiseerd, terwijl er nog gewerkt wordt aan onderwerpen zoals garageparkeren en ontheffingen. Zij zoeken daarom een ervaren programma-/projectondersteuner (PMO'er). Door de bestuurlijke en politieke gevoeligheid van het onderwerp voel je je prettig in een complexe omgeving en breng je structuur, overzicht en ondersteuning.

Jouw werkzaamheden

• Je ondersteunt de programmamanager en het programmateam bij de uitvoering van het programma Invoering Parkeermanagementsysteem.
• Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en voortgang en ondersteunt bij de dagelijkse coördinatie van werkzaamheden binnen het programma.
• Je stelt actielijsten, planningen en voortgangsoverzichten op en bewaakt deze.
• Je bereidt overleggen voor, plant en notuleert stuurgroepen en werksessies en zorgt voor tijdige opvolging van actiepunten.
• Je stemt af met interne en externe stakeholders over voortgang, afspraken en planning.
• Je beheert, structureert en actualiseert project- en programmadocumentatie.
• Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages en managementinformatie en signaleert knelpunten, risico's en verbeterkansen.
• Je ondersteunt de programmamanager bij uiteenlopende organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden.

Je werkplek
Je werkt binnen het programma Invoering Parkeermanagementsysteem van de opdrachtgever. Het is een dynamische omgeving waarin techniek, dienstverlening, beleid en bestuurlijke belangen samenkomen. Je werkt nauw samen met de programmamanager, projectteamleden, leveranciers en diverse gemeentelijke afdelingen en levert zo een zichtbare bijdrage voor inwoners, ondernemers en bezoekers.

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal enkele jaren ervaring als PMO'er, projectondersteuner of programmaondersteuner binnen complexe projecten of programma's.
• Ervaring met planning, voortgangsbewaking, actiemanagement en het ondersteunen van project- en programmamanagement.
• Ervaring met het organiseren, voorbereiden en notuleren van overleggen en besluitvormingsprocessen.
• Ervaring met het opstellen en beheren van project- en programmadocumentatie.
• Ervaring met stakeholdermanagement binnen een bestuurlijke of complexe organisatie.
• Affiniteit met gemeentelijke organisaties, publieke dienstverlening of maatschappelijke vraagstukken is een pré.
• Ervaring met werken in een dynamische omgeving met meerdere betrokken partijen.

Jouw eigenschappen

• Je bent een senior PMO'er die zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt.
• Je bent proactief, energiek en positief ingesteld.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je bent organisatiesensitief en bestuurlijk bewust en bewaart overzicht in complexe programma's.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en verbindend in de samenwerking met uiteenlopende stakeholders.
• Je pakt zelfstandig zaken op, bent initiatiefrijk en resultaatgericht, en kunt snel schakelen wanneer omstandigheden veranderen.

Belangrijke uitgangspunten

• Je creëert structuur, overzicht en voortgang binnen een complex programma.
• Je denkt vooruit en signaleert tijdig risico's, afhankelijkheden en knelpunten.
• Je draagt bij aan een professionele samenwerking tussen alle betrokken partijen.
• Je ondersteunt actief bij het realiseren van programmadoelstellingen en neemt verantwoordelijkheid voor werkzaamheden onder jouw beheer.
• Je gaat zorgvuldig om met de politieke en bestuurlijke aspecten van het onderwerp.
• Je draagt bij aan een toekomstbestendig parkeersysteem voor inwoners, ondernemers en bezoekers.