Functieomschrijving
Voor Mediacollege Amsterdam zoeken wij een Projectmedewerker Onderwijslogistiek. Je neemt de verantwoordelijkheid over cruciale processen rondom studentenadministratie, registratie en bekostigingsstromen binnen een onderwijsorganisatie vanwege het vertrek van de huidige medewerker.Je waarborgt continuïteit in de dagelijkse, kritieke processen en brengt aanwezige kennis en processen in kaart om een advies te geven over toekomstige taakbelegging.
Doel en resultaatgebieden
- Continuïteit & borging: Je zorgt voor het foutloos overnemen en uitvoeren van de kritieke basiscontroles, waaronder bekostigings- en toelatingscontroles en correcte CREBO-inschrijvingen voor zowel mbo als VO.
- Kennisinventarisatie: Je brengt volledig in kaart en documenteert de huidige taken en informatiestromen van de vertrekkende medewerker zodat helder wordt wat er gebeurt en waar taken thuis horen.
- Procesanalyse & advies taakinrichting: Je levert een helder adviesrapport op met een voorstel voor logische taakbelegging binnen het organogram, met aandacht voor rollen en scheiding tussen studentenadministratie, examenbureau, functioneel beheer en Finance & Control / onderwijscontrol.
- Risicomanagement: Je richt een sluitend signaleringssysteem in met harde deadlines richting het examenbureau en Finance & Control om financiële risico’s en het mislopen van bekostiging proactief te voorkomen.
- Systeeminrichting: Je houdt data correct bij, richt waar nodig systemen in en haalt gegevens op uit het SIS (Magister) en het Register Onderwijsinstellingen (RIO).
Jouw werkzaamheden
- Je controleert de rechtmatigheid van inschrijvingen (identiteit, vooropleiding, toelatingseisen, aanwezigheid) en voert noodzakelijke basiscontroles uit.
- Je bewaakt wettelijke en interne termijnen en geeft tijdig signalen af naar de verschillende ondersteunende bekostigingsprocessen.
- Je fungeert als interface tussen studentenadministratie, functioneel beheer en onderwijscontrol en zorgt voor heldere afstemming tussen deze partijen.
- Je voert interviews en werksessies met betrokken afdelingen om processen te doorgronden, knelpunten te identificeren en processen waar nodig te herontwerpen.
- Je stelt documentatie, procesbeschrijvingen en een adviesrapport op met concrete aanbevelingen voor taakbelegging en procesverbetering.
Jouw profiel
- Je hebt aantoonbare ervaring met studentenadministratie binnen mbo en/of VO en met bekostigingsstromen en toelatingsprocessen.
- Je hebt kennis van CREBO-registraties en ervaring met het werken in of koppelen aan SIS-systemen, bij voorkeur Magister, en met het Register Onderwijsinstellingen (RIO).
- Je hebt ervaring met procesanalyse, kennisinventarisatie en het opstellen van heldere adviesrapporten voor taakbelegging en organisatorische inbedding.
- Je kunt risico’s in administratieve processen identificeren en een effectief signaleringssysteem ontwerpen en implementeren.
- Je werkt gestructureerd, bent communicatief vaardig, kunt stakeholders verbinden en kunt snel operationele continuïteit waarborgen terwijl je tegelijkertijd proces- en kennisborging realiseert.
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde mbo4+- of hbo-opleiding in de richting financieel-administratief
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in onderwijslogistiek, studentenadministratie of onderwijscontrol binnen het mbo
- Je hebt aantoonbaar minimaal 1 jaar ervaring met data-uitwisseling en koppelingen tussen Magister en het DUO-register (Register Onderwijsdeelnemers)
- Je beschikt over kennis van wet- en regelgeving, waaronder mbo-bekostigingssystematiek, CREBO-registraties en de wettelijke vereisten rondom start- en bekostigingsmomenten van studenten
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de functionele inrichting, het beheer en het doorvoeren van mutaties in het Register Onderwijsinstellingen (RIO)
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het voorbereiden en coördineren van de accountantscontrole (onderwijsaudit / PBC-lijst)
Functie wensen
- Bij voorkeur heb je ervaring met leerlingadministratie, de specifieke wet- en regelgeving en bekostigingsstromen binnen het voortgezet onderwijs (VO).
- Je hebt werkervaring met het in kaart brengen van processen en gegevens binnen een onderwijsomgeving.
- Je hebt werkervaring met het analyseren van (administratieve) gegevens en het vertalen van de uitkomsten naar concrete verbeteracties.
- Je hebt aantoonbare ervaring met de functionele inrichting, het beheer en het doorvoeren van mutaties in het Register Onderwijsinstellingen (RIO).
- Bij voorkeur heb je ervaring met het voorbereiden en coördineren van de accountantscontrole (onderwijsaudit / PBC-lijst).
