Functieomschrijving
Voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoeken wij een Projectondersteuner Digitale Bedrijfsvoering/Directiesecretaris ICT.In de rol van Projectondersteuner Bedrijfsvoering informatiebeleid/Directiesecretaris ICT bij de directie informatiebeleid/CIO (DICIO) ben je het centrale aanspreekpunt voor de ondersteuning van de directie bij de uitvoering van hun digitale strategie en informatiehuishouding. Je werkt aan het versterken van besluitvormingsprocessen, optimaliseert de informatievoorziening binnen het MT en bewaakt de samenhang tussen strategische ICT-doelstellingen en de dagelijkse bedrijfsvoering.
Als rechterhand van het MT zorg je ervoor dat beslissingen ondersteund worden met de juiste informatie en documentatie. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van wekelijkse MT-vergaderingen: je verzamelt en structureert input uit verschillende clusters die zich richten op digitalisering en gegevensuitwisseling, controleert deze op format en leesbaarheid, bewaakt samenhang en deadlines, en zorgt dat alle vergaderstukken tijdig en volledig beschikbaar zijn via digitale samenwerkingsomgevingen. Daarnaast verzorg je de verslaglegging en bewaak je de opvolging van besluiten en acties.
Je werkt intensief samen met teams financiën, bedrijfsvoering, juridische zaken en communicatie en levert een actieve bijdrage aan de verdere digitalisering van werkprocessen binnen DICIO. Je gebruikt diverse (data) tools om het MT te voorzien van inzichten, zoals dashboards, planningen of KPI-overzichten, en signaleert trends of knelpunten rond informatievoorziening, capaciteit, planning en procesbeheersing.
Verder ondersteun je het management bij directiebrede vraagstukken en pak je ad hoc zaken op die bijdragen aan hun ambitie op het gebied van digitalisering en procesoptimalisatie. Je coördineert de totstandkoming van het jaarplan, de digitale werkagenda van de directie en zorgt ervoor dat de planning en prioriteiten aansluiten op de strategische visie van DICIO op het gebied van informatiebeleid. Ook beheer je het digitale opleidingsplan van de directie, inclusief budgetraming en benodigde capaciteit.
Jij bent de organisatorisch sterke, digitaal vaardige projectondersteuner die zorgt dat bestuurlijke besluitvorming en dagelijkse processen optimaal verlopen binnen een steeds verder digitaliserende directie.
Competenties
- Je beschikt over universitair werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol op bestuurlijk/strategisch terrein (bij voorkeur binnen overheid of ICT/informatiemanagement omgeving)
- Je durft kritisch aan te spreken en helder te adviseren
- Je hebt een helikopterview: je kunt processen en informatiestromen overzien, hoofd- van bijzaken onderscheiden en impact op besluitvorming doorzien
- Je werkt praktisch en oplossingsgericht, kunt goed plannen, structuur aanbrengen en organiseren
- Je hebt aantoonbare ervaring met advies uitbrengen en kunt met tactische én operationele invulling verbetertrajecten projectmatig tot executie brengen
- Jij bent de informele leider die anderen motiveert om tijdig en compleet vergaderstukken aan te leveren
- Je bent organisatiesensitief en hebt gevoel voor verhoudingen op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau
- Je hebt projectmanagementvaardigheden: je faciliteert, maakt en bewaakt realistische planningen en hebt aandacht voor budget, capaciteit en looptijd. Je brengt daarnaast risico's, complicaties en consequenties in kaart en werkt alternatieven uit
- Je ondersteunt het MT, informeert, adviseert en ondersteunt in dagelijkse werkzaamheden
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt complexe (ICT) informatie begrijpelijk vertalen
- Je bent proactief, zelfstandig en digitaal vaardig. Je benut beschikbare systemen en tools om processen te verbeteren en besluiten te ondersteunen
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je beschikt aantoonbaar over WO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol op bestuurlijk/strategisch terrein
- Je hebt aantoonbare ervaring met strategisch advies en met de tactische én operationele invulling om de strategie projectmatig tot executie te brengen
- Je brengt de uitvoering in lijn met de strategische planning van een MT
Functie wensen
- Je hebt ervaring met het vertalen van strategie naar uitvoering binnen een digitale of informatiegestuurde omgeving, inclusief projectmatige coördinatie, bij voorkeur binnen de (Rijks) overheid.
- Het is een pre als je ervaring hebt met het organiseren en voorbereiden van wekelijkse directievergaderingen, inclusief verslaglegging.
- Je hebt ervaring of affiniteit met informatievoorziening, digitalisering of ICT-gestuurde bedrijfsvoering binnen een vergelijkbare organisatie.
- Je beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden, die we kunnen toetsen aan de hand van jouw cv, motivatie en/of een mogelijk gesprek.
