Projectsecretaris

Functieomschrijving

Voor Waterschap Rijn en IJssel zoeken wij een Projectsecretaris. Je speelt een centrale rol in het ondersteunen van de groei en complexiteit van projecten bij deze organisatie. Je werkt aan uiteenlopende capaciteits- en marktvraagstukken en biedt ondersteuning aan teamleiders en de capaciteitsplanner binnen het bedrijfsbureau.

Je draagt zorg voor het invullen van de totale capaciteitsbehoefte voor projecten, waarbij je zowel inzet van vaste als ingehuurde medewerkers ondersteunt. Jij begeleidt het in-, door- en uitstroomproces van deze medewerkers en fungeert als schakel tussen de managementondersteuner en het bedrijfsbureau voor wat betreft inhuur. Zo zorg je ervoor dat nieuwe collega’s een goede start maken.

Daarnaast speel je een ondersteunende rol binnen het team Markt. Je helpt bij vraagstukken, werkgroepen en relatiebeheer rondom de markt en zorgt voor accuraat gegevensbeheer. Je beheert en werkt met het Qfact systeem en de bijbehorende inbox. Ook denk je actief mee over het verbeteren van processen, gegevensbeheer en de groslijstsystematiek.

Capaciteit

• Je houdt bij welke contracten er lopen voor ingehuurde collega’s en zorgt ervoor dat verlengingen of beëindigingen tijdig worden geregeld.
• Je ondersteunt bij het werven en selecteren van nieuwe inhuur, vooral op praktisch en procedureel gebied.
• Je bent de verbindende schakel tussen de managementondersteuner en het bedrijfsbureau op het gebied van inhuur en zorgt samen voor een soepele start voor nieuwe collega’s.
• Je onderhoudt een overzichtelijke mailbox van het bedrijfsbureau.
• Je komt met ideeën om werkprocessen te verbeteren wanneer je mogelijkheden ziet voor slimmere of betere aanpakken.

Markt

• Je werkt met het Qfact systeem: je voert interessepeilingen in en coördineert prestatiebeoordelingen (Better Performance).
• Je onderhoudt contact met de leverancier van Qfact over systeemaanpassingen.
• Je bereidt overleggen voor van onder andere het team Aanbesteden Past Performance (TAPP), het team Markt en markt-gerelateerde werkgroepen. Tijdens de overleggen leg je acties en afspraken vast en zorg je ervoor dat deze worden opgepakt, zowel door jezelf als door anderen.
• Je beheert en organiseert de mailbox van de groslijst.
• Je ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten.
• Je denkt proactief mee over hoe processen en de groslijstsystematiek slimmer, beter of creatiever kunnen worden ingericht.

Jouw profiel

• Je hebt MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een MBO 4-opleiding die goed aansluit bij deze werkzaamheden.
• Je hebt ervaring met secretariële en organisatorische taken en houdt gemakkelijk overzicht.
• Je schrijft en spreekt uitstekend Nederlands. Of het nu om een mail, verslag of telefoongesprek gaat, je handelt dit professioneel af.
• Je bent zeer vaardig in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint); ervaring met MS Project is een plus.
• Excel kent voor jou geen geheimen en je kunt er zelfstandig en effectief mee werken.
• Microsoft Teams gebruik je moeiteloos en je weet hoe je samenwerkt op afstand.
• Je vindt het leuk om met data te werken: verzamelen, ordenen en slimme inzichten halen zijn jouw sterke punten.
• Je bent proactief, flexibel, creatief en resultaatgericht; je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit onmiddellijk op.
• Je werkt zelfstandig, zoekt zelf dingen uit en onderneemt actie wanneer dat nodig is.
• Je bent klantvriendelijk in alle vormen van communicatie: per mail, aan de telefoon en tijdens gesprekken.

Binnen de vakgroep Realisatie Projecten werk je zelfstandig en planmatig. Je kunt rekenen op betrokken collega’s en veel ruimte voor eigen initiatief. Je krijgt het vertrouwen om je werk op jouw manier goed te doen.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.