Projectsecretaris

Functieomschrijving

Voor ICTU zoeken wij een Projectsecretaris. Je werkt als projectsecretaris en bent verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD).

Werkzaamheden

• Projectbeheersing:
  • Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer:
  • Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van financiële gegevens in administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer:
  • Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en administratieve afronding:
  • Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van (financiële) decharge.
• Rapportage en advisering:
  • Opstellen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling:
  • Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams en ondersteunen van kennisdeling tussen projecten.

Resultaten

• Goedgekeurde begrotingsstructuur voor de projecten.
• Volledig ingerichte en actuele projectadministraties.
• Alle noodzakelijke contract- en inkooptrajecten administratief afgerond.
• Maandelijkse financiële rapportages per project binnen afgesproken termijnen.
• Volledig digitaal projectarchief per project.
• Projectadministraties voldoen aantoonbaar aan interne audit- en verantwoordingsvereisten.

Wat je oplevert

• Afgeronde projectstructuren en projectadministraties voor het portfolio.
• Compleet en overgedragen projectarchief per project.
• Voltooide (financiële) decharge en administratieve afronding van projecten.

Jouw profiel
Je hebt ervaring als projectsecretaris, bij voorkeur in een rol gericht op bedrijfsvoering en financieel administratief support van projecten. Ervaring binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD) is randvoorwaardelijk. Je ondersteunt meerdere projecten tegelijkertijd en combineert cijfermatige denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en operationeel handelen. Je werkt gestructureerd, hebt oog voor kwaliteit en samenwerking en bent scherp op deadlines.

Competenties

• Analytisch vermogen: Je vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie.
• Resultaatgerichtheid: Je bent scherp op deadlines en gericht op het behalen van gedefinieerde resultaten.
• Plannen en organiseren: Je werkt gestructureerd en behoudt overzicht over meerdere projecten.
• Communicatieve vaardigheden: Je adviseert projectleiders en schakelt effectief met diverse stakeholders.
• Samenwerken: Je onderhoudt contacten met interne en externe partners en ondersteunt projectteams.
• Autonomie: Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor resultaten.

Organisatie
De opdrachtgever voert opdrachten binnen diverse overheidsdomeinen, waaronder Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD), en beheert een tijdelijk projectportfolio met meerdere projecten waarvoor jij projectbeheersing levert.