Projectsecretaris IV/IZB

Functieomschrijving

Voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoeken wij een Projectsecretaris IV/IZB. Je werkt binnen de directie Infectieziektebeleid, waar ongeveer 70 mensen in verschillende teams samenwerken onder vier managementteam-leden. Er heerst een open en collegiale sfeer waarbij samenwerking centraal staat, zowel binnen als buiten de directie. Onder deze directie valt het Programma Informatievoorziening Infectieziektebestrijding (IV IZB).

Het Programma IV IZB heeft als doel om bij de bestrijding van pandemieën en reguliere infectieziekten de juiste informatie op het juiste moment en op de juiste plek beschikbaar te maken voor professionals en burgers. Je werkt mee aan een pandemisch paraat informatievoorzieningslandschap, waarin systemen samenwerken en elkaar ondersteunen. Dit programma ontwikkelt bij publieke partners eenvoudig opschaalbare systemen, zodat bij een uitbraak grote hoeveelheden informatie snel verwerkt en uitgewisseld kunnen worden. Hierbij is er veel aandacht voor privacy en veiligheid.

Je draagt bij aan de invoering van een meerjarig programmaplan waarmee het beoogde informatievoorzieningslandschap stap voor stap gerealiseerd wordt. Je neemt deel aan en bereidt externe toetsen zoals Gateway reviews, een CIO-oordeel en een toets door de adviescommissie ICT (AC ICT) voor. Aanbevelingen die hieruit voortkomen, gebruik je om de kwaliteit van het programma te verbeteren.

Je werkt binnen het programmamanagement van IV IZB, dat samenkomt in een tweewekelijkse programmaraad. Programmamanagers van de ketenpartners RIVM en GGD GHOR Nederland hebben daarin een aansturende rol, terwijl een coördinator binnen VWS zorgt voor verbinding met de beleidsdossiers. De ketenregisseur zit de programmaraad voor en bevordert de samenwerking tussen de schakels van de keten. Als programmasecretaris ondersteun je de ketenregisseur en ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en inhoudelijke ondersteuning van de programmaraad met de ketenpartners.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit het voorbereiden van overleggen, het leggen van verbinding tussen de ketenpartners en het verdiepen in relevante aspecten van het programma zoals kwaliteits-, portfolio- en risicomanagement. Je draagt structureel bij aan het professionaliseren van het programmamanagement, vooral nu het programma aan het einde van de ontwerpfase en aan de vooravond van de realisatiefase staat. In deze drukke periode is het essentieel dat alle processen in de governance van het programma strak worden geregisseerd.

• Je plant vergaderingen (elke twee weken twee uur), regelt de zaal en meldt bezoekers aan.
• Je stelt in overleg met de voorzitter en in afstemming met RIVM en GGD GHOR Nederland de conceptagenda op.
• Je verzamelt stukken, beoordeelt deze op kwaliteit, adviseert de voorzitter hierover en verstuurt de agenda en stukken.
• Je bereidt de voorzitter en het lid van VWS voor op het overleg, mondeling of met schriftelijke annotatie.
• Je maakt verslag en houdt acties bij.
• Je koppelt terug aan indieners van stukken en aan PMO’s van RIVM en GGD GHOR Nederland.
• Je signaleert knelpunten en brengt deze mondeling of schriftelijk in tijdens het overleg.
• Je jaagt actiehouders na.
• Je stemt af met de secretaris van de Landelijke Stuurgroep over onderwerpen die daar ook besproken of besloten moeten worden.
• Je brengt structuur aan binnen het programma.
• Je fungeert als de ‘oren en ogen’ van de voorzitter.

Jouw profiel

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring als programmasecretaris.
• Je bent verbindend, consciëntieus, integer, nauwkeurig en sterk in plannen en organiseren.
• Je communiceert proactief, zowel mondeling als schriftelijk.

Wensen

• Je hebt kennis van het IV/IZB programma, bijvoorbeeld opgedaan bij VWS, RIVM, GGD GHOR Nederland of GGD’en.
• Je hebt ervaring met werken binnen een ICT-programma.
• Je beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden.
• Je hebt ervaring met en/of affiniteit met de organisatie van deze opdrachtgever.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.