Projectsecretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectsecretaris.
Jouw functie
Je werkt als projectsecretaris binnen het opgaveteam Warmte van de afdeling Duurzaamheid. Jij ondersteunt de procesmanager van het Warmteprogramma, dat als doel heeft Rotterdam in 2050 aardgasvrij te maken.
Als projectsecretaris ben jij de spin in het web binnen het team. Je bent het aanspreekpunt voor projectondersteuning en verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Je zorgt ervoor dat de projectadministratie op orde is. Je legt afspraken vast, volgt deze na en onderhoudt contact met onder andere woningcorporaties, warmtebedrijven en energiecoöperaties. Je pakt zelfstandig deelprojecten op, waaronder ondersteuning bij het communicatie- en participatieplan. Goed archiveren van stukken is essentieel om te voldoen aan alle eisen van een omgevingsprogramma. Door de intensieve samenwerking met verschillende partners is goed inzicht in planning en betrokkenheid belangrijk. Je werkt vakkundig met planningstools, MS Teams en doet proactief innovatieve verbetervoorstellen.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• Het notuleren van (complexe) overleggen binnen het team
• Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten, zowel intern als extern
• Het bewaken van acties en zorgen voor het nakomen van gemaakte afspraken
• Het opstellen en actualiseren van de projectadministratie inclusief mijlpalen
• Het archiveren en beheren van procesdocumentatie
• Het ondersteunen bij het opstellen van een communicatie- en participatieplan
• Het bijhouden van lessen die tijdens projecten worden opgedaan
• Het beantwoorden en analyseren van vragen, bijvoorbeeld van bewoners

Jouw profiel
Je bent een enthousiaste projectsecretaris die graag resultaat behaalt. Met een proactieve werkhouding kun je goed prioriteiten stellen. Je weet wat er nodig is en denkt actief mee over mogelijke verbeterprocessen. Werken aan complexe dossiers is jou bekend en je houdt overzicht in je werkzaamheden. Je schakelt snel en pakt spoedvragen direct op. Dankzij jouw zelfstandige en pragmatische houding ontzorg je de opgavemanager, programmamanager en adviseurs. Je bent een aanpakker en zet woorden om in daden. Je bent communicatief vaardig en kunt vragen van bewoners op een nette en duidelijke manier beantwoorden.
De functie ontwikkelt zich door snelle veranderingen in de energietransitie. Je krijgt ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en je werk naar eigen inzicht in te delen. Je weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Organisatie
De organisatie bouwt samen met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van Rotterdam. Door samenwerking met diverse bedrijven en publieke instellingen draagt Stadsontwikkeling bij aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en haar inwoners.

Naast economische groei ligt de focus sinds 2016 ook op ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijk is, beter voor het milieu en gebaseerd op circulaire principes. Samen met Rotterdammers en verschillende partners wordt gewerkt aan de ontwikkeling en het in stand houden van de stad. Als je kiest voor Stadsontwikkeling, draag je bij aan vernieuwing en vooruitgang en ben je actief betrokken bij de groei van Rotterdam. De organisatie zoekt mensen die behoeftes herkennen, initiatief nemen en daadwerkelijk het verschil willen maken.