Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Projectsecretaris Vervanging En Renovatie Stuwen Maas. Je werkt als projectsecretaris binnen het project Vervanging en Renovatie (VenR)-Stuwen Maas van Rijkswaterstaat, waarbij je overzicht, rust en een proactieve houding waarborgt. Je draagt bij aan het succesvol doorlopen van de planfase B en C van dit omvangrijke renovatieproject, waarin de toekomst van zeven bijna honderd jaar oude stuwen wordt bepaald.Jouw taken en verantwoordelijkheden
- Je voert zelfstandig en proactief allerhande projectsecretariële werkzaamheden uit, waaronder administratieve taken, secretariële ondersteuning en informatievoorziening om het team te ontlasten.
- Je organiseert vergaderingen en zorgt ervoor dat alle relevante onderwerpen worden besproken in het projectmanagement. Ook draag je zorg voor een zorgvuldige verslaglegging.
- Je coördineert alle noodzakelijke informatiestromen binnen het projectteam.
- Je organiseert, begeleidt en notuleert bijeenkomsten voor zowel interne als externe stakeholders.
- Je maakt (vergader)afspraken en reserveert vergaderruimtes.
- Je beheert complexe agenda’s van projectleden.
- Je leest documenten tegen op taal, grammatica en opmaak.
- Je beheert een checklist en het onboardingproces voor nieuwe collega’s.
- Je verzorgt de (uitgaande) post.
- Je organiseert teambuildingsactiviteiten en fungeert als verbindende factor binnen het team.
- Je verzorgt kaarten en attenties rondom verjaardagen, jubilea, geboortes en ziektegevallen.
- Je houdt project specifieke documenten bij, zoals vakantieplanning, organogram, en de leef- en leed-pot.
Minimaal twee dagen per week ben je aanwezig op kantoor; op dinsdag werk je op de RWS-locatie in Roermond en op woensdag in Den Bosch.
Jouw resultaat
Je bent aantoonbaar de smeerolie binnen het project door overzicht, rust en een proactieve, benaderbare houding te creëren. Dankzij jouw inzet is alle projectinformatie tijdig voorbereid en op orde, waardoor het team goed op de hoogte blijft en processen soepel verlopen.
Jouw profiel
- Je bent resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend (RADIO-V).
- Je beschikt over goede vaardigheden in plannen, organiseren en structureren.
- Je bent klantgericht en kunt uitstekend netwerken.
- Je werkt zelfstandig en toont organisatiesensitiviteit.
- Je hebt overtuigingskracht en sterke schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
- Je werkt accuraat en zorgvuldig.
Functie-eisen
- Je beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met documentatie en archiveringstaken.
- Je hebt ten minste een afgeronde hbo-opleiding.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het notuleren van (project)overleggen.
Wensen
- Je hebt kennis van en ervaring met werken in Grip en Sharepoint.
- Je hebt ervaring met planstudieprojecten.
- Je beschikt aantoonbaar over de genoemde competenties en vaardigheden.
- Je hebt kennis van en ervaring met de werkwijze van Rijkswaterstaat.
Leiding en toezicht zijn aanwezig binnen het projectteam.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met inhoudelijke taken en werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering
- Je beschikt over een opleiding op hbo-niveau
- Je hebt ervaring met het notuleren van (project)overleggen
- Je bent minimaal 2 keer per week op kantoor aanwezig
- Je kunt op dinsdag werken op de RWS-locatie in Roermond en op woensdag in Den Bosch
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met werken in Grip en SharePoint
- Je hebt ervaring met planstudieprojecten
- Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden, die we kunnen toetsen aan de hand van je cv, motivatiebrief en/of het sollicitatiegesprek
- Je hebt kennis van en ervaring met de RWS werkwijze
