Projectsecretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectsecretaris.
Jouw functie
Als projectsecretaris richt je je op de besturing van projecten op het gebied van Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK-aspecten). Je ondersteunt de projectmanager, die verantwoordelijk is voor het managen van het project, het onderhouden van contacten met opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. Jij zorgt voor de organisatie van de backoffice en draagt zorg voor alle relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten. Zo ben je verantwoordelijk voor orde, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

• Je produceert relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendapunten en andere beslisdocumenten.
• Je toetst documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming.
• Je coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
• Je behoudt overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Je geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project voor bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Je bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert hierover aan de projectmanager.
• Je vergaart actief kennis en informatie vanuit je specialisme over relevante aspecten van het project.
• Je informeert en adviseert, gevraagd en ongevraagd, andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus.
• Je neemt actief deel aan relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en je eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Jouw profiel
Je bent integer en resultaatgericht. Met een proactieve en ondernemende instelling kun je flexibel en stressbestendig omgaan met veranderingen. Je beschikt over kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je weet gezamenlijke doelen te behalen en past je handelen aan aan de ethische normen van de gemeente Rotterdam. Samenwerken met collega’s en klantgericht werken gaan je goed af. Daarnaast kun je omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je luistert goed, neemt initiatief en vindt waar mogelijk de juiste oplossingen. Je neemt het voortouw en durft leiding te geven. Je bewaakt de voortgang en planning en stemt activiteiten tijdig af met anderen. Daarbij stel je de juiste prioriteiten en werk je planmatig en secuur. Waar nodig geef je gevraagd en ongevraagd advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.
Organisatie
Bij stadsontwikkeling werk je aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad in Rotterdam, met hart voor de stad en haar inwoners. Zij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen en zijn zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur blijft Rotterdam bereikbaar. Door handhaving van regels zorgen zij ervoor dat Rotterdammers veilig en prettig kunnen wonen. Hun vastgoed voorziet in belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft, samen met private en publieke partners, vorm aan de stad en houdt deze in optimale staat.
Projectmanagement is mensenwerk. Omdat zij geloven in de kracht van diverse teams, vinden zij het belangrijk dat iedereen zichzelf kan zijn. Door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaring, maken zij Rotterdam steeds beter en mooier voor alle Rotterdammers.