Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Records Manager. Je draagt bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer en overtuigt collega’s van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die daarvoor nodig zijn.Je werkt aan de implementatie van het documentmanagementsysteem DIVA en fungeert als centrale speler bij de succesvolle invoering van dit DMS voor de opdrachtgever.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je voert informatieanalyses uit om inzicht te geven in de huidige staat van de informatiehuishouding.
- Je ontwerpt ordeningsstructuren zodat informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.
- Je brengt bevindingen samen in een overtuigend advies dat de informatiehuishouding verbetert.
- Je ontwerpt sites in DIVA waarin eindgebruikers hun archieven zullen opslaan.
- Je begeleidt de datamigratie naar het DMS DIVA.
Zo borg je samen met de opdrachtgever dat informatie volledig, vindbaar en veilig is en voldoet aan wet- en regelgeving.
Jouw profiel
Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en brengt complexe informatievraagstukken terug tot heldere, praktische adviezen.
Je begrijpt dat goed informatiebeheer draait om mensen en werkwijzen, niet alleen om systemen en regels, en je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belanghebbenden.
Je werkt gestructureerd, behoudt overzicht bij meerdere gelijktijdige trajecten en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie binnen wettelijke kaders.
Je bent analytisch sterk, signaleert risico’s en verbeterkansen en durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken.
Je komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie en brengt je ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over, met overtuigingskracht en tact.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
- Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur, of je hebt ervaring met functionele implementaties van applicaties
Functie wensen
- Bij voorkeur heb je een afgeronde opleiding of ben je bezig met een opleiding in informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of een vergelijkbare richting
- Je hebt ervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem
- Je hebt kennis van en ervaring met de Archiefwet en de VNG Selectielijsten
- Bij voorkeur heb je werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie
- Je hebt werkervaring in een adviserende rol
