Regisseur Informatiebeheer en Transitie

Functieomschrijving

Voor Gemeente Hengelo zoeken wij een Regisseur Informatiebeheer en Transitie. Je werkt in het team Informatiebeheer en data, dat bestaat uit Cluster Informatiebeheer, Geo-informatie(beheer) en het kerndatateam.
Het cluster Informatiebeheer bestaat uit medewerkers. De werkzaamheden omvatten onder andere:

• Postregistratie.
• Zaaktypebepaling.
• Digitaal en fysiek archiveren.
• Digitaal en fysiek vernietigen.
• Kwaliteitscontroles.
• Het verzenden van poststukken, zowel binnen als buiten het zaaksysteem.

Taken zijn historisch gegroeid, waardoor werkzaamheden worden uitgevoerd die niet logisch bij het cluster horen of efficiënter ingericht kunnen worden.
De introductie van het nieuwe zaaksysteem Djuma heeft impact gehad op processen en werkwijzen. Processen zijn in de huidige situatie beschreven, maar er is nog geen integrale herijking uitgevoerd vanuit de gewenste situatie: welke taken horen waar, welke rollen zijn nodig en welke werkzaamheden kunnen worden vereenvoudigd, geautomatiseerd of verplaatst.
Als Regisseur Informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van het cluster informatiebeheer in de transitie naar verdere professionalisering en digitalisering. Je stuurt deze ontwikkelingen in samenhang en implementeert concrete en duurzame verbeteringen in werkzaamheden, processen en rollen, zodat beoogde veranderingen daadwerkelijk en blijvend gerealiseerd worden.
Je werkzaamheden richten zich onder andere op:

• Het vertalen van de informatiebeheerstrategie en beleidsadviezen naar concrete werkwijzen.
• Het introduceren van nieuwe werkwijzen, inclusief begeleiding van medewerkers en betrokken afdelingen.
• Het begeleiden van kennisontwikkeling rond nieuwe en bestaande werkwijzen binnen het team.
• Het identificeren en realiseren van procesoptimalisatie, automatisering en taakverschuiving.
• Het verminderen van structurele werkdruk en daarmee het verzuim.
• Het is geen rol gericht op het sturen op individueel gedrag; die verantwoordelijkheid blijft bij de teammanager.

De rol is nadrukkelijk tijdelijk en gericht op het duurzaam versterken van de organisatie, niet op het overnemen van lijnverantwoordelijkheid.
Gedurende je inzet rapporteer je periodiek over voortgang en gerealiseerde effecten, met specifieke aandacht voor:

• Reductie van structurele uitvoerende taken.
• Effecten op werkdruk en verzuim.
• Concrete voorstellen voor toekomstige rol- en taakinvulling.
• Meetbare reductie in handmatige handelingen of bewerkingstijd.

Jouw profiel

• Ervaring met verandermanagement en het begeleiden van transities.
• Sterk analytisch vermogen om processen te doorgronden en te herontwerpen.
• Ervaring met stakeholdermanagement en het betrekken van verschillende partijen.
• Implementatiekracht om plannen om te zetten in tastbare resultaten.
• Coachend vermogen om medewerkers te begeleiden bij nieuwe werkwijzen.
• Kritische houding ten aanzien van processen en kwaliteit.
• Vaardigheid in plannen en organiseren.

Organisatie
Zij zijn een dynamische organisatie met een grote groep gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve omgeving. Zij voeren uitdagende projecten uit en blijven wendbaar in hun aanpak.
Zij bieden een professionele en collegiale werkomgeving waarin samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. Zij hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen hun organisatie als in samenwerking met partners.
Zij zoeken professionals die samen met hen willen bouwen aan de toekomst. Werken voor de opdrachtgever betekent een bijdrage leveren aan een organisatie met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.