Functieomschrijving
Voor Gemeente Culemborg zoeken wij een Secretaresse.Tijdelijke (bestuurs)secretaresse
Je versterkt tijdelijk het team bestuurs- en directiesecretariaat als ervaren (bestuurs)secretaresse.
Je maakt deel uit van Team Advies, bestaande uit 21 professionals met verschillende specialisaties zoals communicatie, bestuursondersteuning, P&O, privacy, participatie, inkoop, bestuurs- en directiesecretariaat en bedrijfsvoering.
Je werkt samen met twee bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses binnen het cluster secretariaat, waarbij je jouw expertise deelt, elkaar ondersteunt en indien nodig vervangt.
Werkzaamheden
Je voert secretariële taken uit voor het college en de directie.
Je ontvangt gasten, beheert de agenda van een van de wethouders en ondersteunt de directiesecretaresses bij hun werkzaamheden voor de directie en organisatie.
Je bent allround inzetbaar en schakelt snel tussen taken zoals agendabeheer, notuleren, afhandelen van facturen en diverse regelzaken.
Je bent de spil tussen college, directie en de ambtelijke organisatie, zorgt dat informatie efficiënt bij de juiste personen terechtkomt en bewaakt termijnen en planningen.
Binnenkomende vragen filter je snel en zet je door naar de juiste personen.
Je hebt veel contact met collega’s, inwoners en organisaties en weet altijd de juiste toon te vinden.
Jouw inlevingsvermogen en gevoel voor politieke verhoudingen zijn belangrijk.
Met een praktische instelling, relativeringsvermogen en flexibiliteit zorg je er samen met je collega’s voor dat het bestuurssecretariaat uitstekend functioneert.
Je gaat uitdagingen niet uit de weg.
Jouw profiel
- MBO+ werk- en denkniveau
- Ervaring in een vergelijkbare functie
- Goede digitale vaardigheden (bij voorkeur ervaring met onder andere Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs, Djuma)
- Een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkhouding
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en discretie
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
- Een empathische en sociale houding met oog voor het teamgevoel
Functie-eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie als (bestuurs)secretaresse
- Je beschikt over een MBO+ opleiding secretaresse of office management
- Je hebt goede digitale vaardigheden en ervaring met onder andere Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs en Djuma
- Je hebt een goede politieke en bestuurlijke sensitiviteit
- Je hebt een empathische en sociale houding en hebt oog voor het teamgevoel
Functie-wensen
- Je beschikt over de juiste competenties en advies- en communicatievaardigheden, die we tijdens een gesprek samen zullen toetsen.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie als (bestuurs)secretaresse
- Je beschikt over een MBO+ opleiding secretaresse of office management
- Je hebt goede digitale vaardigheden en ervaring met onder andere Microsoft 365, Key2Financiën, iBabs en Djuma
- Je hebt een goede politieke en bestuurlijke sensitiviteit
- Je hebt een empathische en sociale houding en hebt oog voor het teamgevoel
Functie wensen
- Je beschikt over de juiste competenties en advies- en communicatievaardigheden, die we tijdens een gesprek samen zullen toetsen.
