Functieomschrijving
Voor Nederlands Instituut Publieke Veiligheid zoeken wij een Secretaresse Vakraden. Je biedt allround secretariële ondersteuning aan de vakraadsecretarissen bij de afdeling Ondersteuning Veiligheidsberaad en Raad van Commandanten en Directeuren Veiligheidsregio (RCDV).Je werkzaamheden bestaan uit:
- Complex agendabeheer;
- Plannen en organiseren van (online) afspraken en bijeenkomsten;
- Plannen van complexe vergaderingen;
- Invoeren van bestellingen in het systeem (ProActis);
- Aanvragen en regelen van vergaderlocaties en catering via het systeem (MeetingSelect);
- Controleren en bijhouden van de juiste contactgegevens van de vakraden;
- Verzorgen van correspondentie en het mailen vanuit de algemene inboxen;
- Volledige ondersteuning van de vakraadsecretarissen, waarbij jij het aanspreekpunt bent.
Competenties
- Proactief
- Klantgericht
- Organiseren en plannen
- Nauwkeurig
- Resultaatgericht
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
Jouw profiel
- Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare secretariële functie;
- Je werkt gestructureerd en behoudt overzicht, ook bij complexe planningen;
- Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en prioriteiten;
- Je bent een betrouwbare vraagbaak voor collega’s.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je beschikt over minimaal een mbo-4 diploma in secretariële richting.
- Je hebt aantoonbare ervaring met ProActis, MS Office en SharePoint.
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare secretariële werkervaring in de afgelopen 3 jaar.
- Je hebt ervaring met de secretariële ondersteuning van landelijke overleggen in het domein van de samenwerkende veiligheidsregio’s (vakraden en RCDV).
