Functieomschrijving
Voor Stichting Slachtofferhulp Nederland (SHN) zoeken wij een Secretaresse. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten. Je plant en organiseert interne bijeenkomsten en vergaderingen. Als onderdeel van het bestuursbureau stem je af met je collega’s van het managementsecretariaat.Je verantwoordelijkheden zijn:
- Je beheert de agenda’s van afdelingshoofden, attendeert hen op afspraken en bereidt interne en externe afspraken voor.
- Je plant en organiseert interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
- Je bereidt vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voor en ondersteunt bij de uitvoering. Je stelt agenda’s op, maakt vergaderstukken gereed en verspreidt deze. Bij afwezigheid van collega’s verzorg je de verslaglegging.
- Je beoordeelt vergaderstukken en bijlagen op volledigheid en onderneemt waar nodig actie.
Jouw profiel
- Je hebt organisatorische vaardigheden, waaronder plannen en agendabeheer.
- Je bent administratief vaardig en kunt zorgvuldig notuleren.
- Je hebt een dienstverlenende instelling en werkt gestructureerd, systematisch en accuraat.
- Je neemt verantwoordelijkheid, werkt zelfstandig en zoekt de samenwerking op.
- Je communiceert goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent stressbestendig en blijft kalm onder tijdsdruk.
- Je gaat integer om met vertrouwelijke gegevens.
Over de organisatie
Slachtofferhulp Nederland werkt vanuit 11 districten en enkele landelijk werkende teams. Binnen de districten biedt de organisatie verschillende vormen van dienstverlening. Die zijn gericht op het informeren, adviseren en ondersteunen van cliënten. Daarnaast vertegenwoordigt Slachtofferhulp Nederland de belangen van slachtoffers in de maatschappij en stimuleert de organisatie kennisontwikkeling over slachtoffers en de hulp aan slachtoffers en hun naasten.
Functie eisen
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.
Functie wensen
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde mbo-4-opleiding in de richting van secretarieel of administratief.
- Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren en verwerken van documenten en vergaderstukken en het terugkoppelen daarvan aan betrokkenen.
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.
