Secretaresse

Functieomschrijving

Voor Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen zoeken wij een Secretaresse. Ben jij klaar voor een superbelangrijke rol? In deze functie ben je een onmisbare schakel voor de directie van Werkbedrijf.

Als directiesecretaresse bied je proactieve administratieve en secretariële ondersteuning aan de directeur IV Werkbedrijf om hun doelstellingen te realiseren. Jij stelt de directeur in staat snel en efficiënt te werken en resultaat te behalen. Het is jouw verantwoordelijkheid om de directeur hierin optimaal te faciliteren en te anticiperen op de behoeften. Hiervoor werk je nauw samen met de directieadviseurs en de directiesecretaris.

Je werkt zelfstandig, flexibel, assertief en daadkrachtig en hebt een dienstverlenende, klantgerichte, proactieve en betrokken instelling. Samenwerken met je collega’s van het directiesecretariaat is voor jou vanzelfsprekend. Je formuleert zorgvuldig in zowel schriftelijke als mondelinge communicatie. Je houdt van aanpakken, bent praktisch ingesteld en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen. Je bent goed ingevoerd in de functie en op de hoogte van de materie waarmee de directeur zich bezighoudt. Je pakt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden op en verbetert werkprocessen waar nodig. Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van jouw dienstverlening.

Jouw skills

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Goed timemanagement met het vermogen om te multitasken en taken te prioriteren in een snelle omgeving.
• Aandacht voor detail en nauwkeurigheid bij het afhandelen van taken en documenten.
• Een hoog niveau van professionaliteit, integriteit en discretie bij het omgaan met gevoelige informatie.

De organisatie waarvoor je werkt zet zich dagelijks in voor een samenleving waarin iedereen mee kan doen. Binnen hun missie is de divisie Werkbedrijf er voor begeleiding naar werk. Werken binnen deze organisatie betekent bijdragen aan perspectief en deelname aan de maatschappij bevorderen. Zij bieden nieuw perspectief en streven ernaar dat werkzoekenden en werkgevers zich gezien, gehoord en geholpen voelen. Om deze ambitie verder vorm te geven zijn zij ook intern continu in ontwikkeling.

Het directiesecretariaat valt organisatorisch onder de afdeling Beleid & Advies. Deze afdeling bestaat uit de teams Beleidsadvies, regionaal Beleidsadvies en Directiesecretariaat. Het team houdt zich hoofdzakelijk bezig met adviseren over de koers, positionering, werkzaamheden en profilering van het Werkbedrijf. Dit doen zij door het signaleren van strategische kansen, het voorbereiden van strategische keuzes in de dienstverlening en door zorg te dragen voor de daarbij horende communicatie. Verder ondersteunt de afdeling bij samenwerkingsvraagstukken, zowel op directieniveau als in de uitvoering in de rayons en met partners in regio’s.

Jouw profiel

• Afgeronde secretaresseopleiding.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen complexe (overheids)organisaties met meer dan 2.000 fte in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft Office in de afgelopen 5 jaar.
• Affiniteit met IV geldt als een pre.