Secretarieel Ondersteuner IBD

Functieomschrijving

Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Secretarieel Ondersteuner IBD. Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren. Je vormt het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je zowel interne als externe contacten en houd je zicht op de voortgang van diverse administratieve en secretariële taken. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, het organiseren en notuleren van vergaderingen, het opvolgen van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve ondersteuning en het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met uiteenlopende thema’s en deelnemers.

In de dynamiek van het team ben jij het centrale rustpunt. Je weet orde te bewaren, hebt oog voor resultaat en blijft gestructureerd werken. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en bent sterk in plannen en organiseren. Met jouw nieuwsgierige en zelfstandige houding kom je niet alleen met nieuwe ideeën, maar pak je ook proactief zaken op. Je bent communicatief vaardig, klantgericht en kunt planmatig werken. Als teamspeler communiceer je open en werk je graag samen met collega’s om samen het beste resultaat te bereiken. Tegelijkertijd kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten, bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Je krijgt ruimte om je werkweek grotendeels zelf in te delen. In samenspraak met je leidinggevende en naaste collega’s bepaal je op welke dagen je op kantoor bent en wanneer je thuis werkt. Er zijn een aantal vaste kantoordagen waarop teambreed overleg plaatsvindt en samenwerking centraal staat.

In deze rol wordt flexibiliteit gevraagd. Als centrale schakel in het team ben je het aanspreekpunt voor IBD-collega’s en andere afdelingen. Afhankelijk van werkzaamheden en overlegmomenten kan het voorkomen dat je soms vaker op kantoor aanwezig bent dan gemiddeld.

Werkzaamheden

• Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en bewaken van actiepunten;
• Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
• Plannen van complexe afspraken;
• Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
• Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
• Meedenken in procesoptimalisatie;
• Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals het beheer van de IBD website, het beheren en uitvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.

Competenties

• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Dienstverlenend
• Gestructureerd
• Organisatorische vaardigheden
• Proactief
• Zelfstandig
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Flexibiliteit
• Integriteit

Organisatie
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt de lokale uitvoering van maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Zij participeren actief in de netwerken van gemeenten en hun partners, stimuleren samenwerking via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk ontwikkelen zij standaarden die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.