Functieomschrijving
Voor Gemeente Vlaardingen zoeken wij een Secretarieel Ondersteuner Strategie & Beleid.Je draagt bij aan de ontwikkeling van Vlaardingen door samen met inwoners, ondernemers en organisaties te werken aan verschillende projecten. In een veranderende werkomgeving bied je ondersteuning met professionaliteit, gelijkwaardigheid en lef. Eigen initiatief wordt gewaardeerd en je wordt gestimuleerd om samen met anderen actief betrokken te zijn bij de stad. Je werkt aan gezamenlijke resultaten, hebt ruimte om te leren en draagt bij aan een trots team.
In deze tijdelijke opdracht lever je secretariële ondersteuning binnen het team Strategie & Beleid. Je bent verantwoordelijk voor het verzorgen van een professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom het team en (delen van) directie/management.
Jouw opdracht is succesvol als:
Je overleggen tijdig plant en zorgt dat betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.
Je vergadersets tijdig en volledig samenstelt en deelt met de juiste deelnemers.
Je verslaglegging (notulen, actie- en besluitenlijsten) tijdig, correct en volgens afgesproken format oplevert en verspreidt.
Je acties en opvolging zichtbaar en overzichtelijk borgt, bijvoorbeeld door actielijsten, reminders en terugkoppelingen.
Je de mailbox en binnenkomende verzoeken gestructureerd verwerkt en vragen en acties doorzet naar de juiste personen.
Tijdens deze opdracht voer je de volgende taken en werkzaamheden uit:
Je plant en organiseert afspraken en overleggen, inclusief het versturen van uitnodigingen en regelen van de logistiek.
Je bereidt agenda's voor en verzamelt of vraagt stukken op ten behoeve van vergaderingen.
Je stelt vergaderstukken en vergadersets samen en bewaakt de deadlines hiervan.
Je maakt notulen en stelt besluiten- en actielijsten op die je vervolgens distribueert onder de betrokkenen.
Je structureert en verwerkt binnenkomende verzoeken via de mailbox of werkstroom en bewaakt de opvolging hiervan.
Competenties
- Aanpassingsvermogen
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
- Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
- Klantgericht
- Delegere
- Luisteren
- Doorzettingsvermogen
- Tactisch gedrag
- Motiveren
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken
- Overtuigen
- Assertiviteit
- Besluitvaardigheid
- Organiseren
- Kritisch
- Analyserend vermogen
- Plannen en organiseren
- Anders, namelijk...
Jouw profiel
- Je bent flexibel, communicatief vaardig en kunt zowel mondeling als schriftelijk helder communiceren.
- Je bent klantgericht, weet goed te delegeren en bent in staat om effectief te luisteren.
- Je toont doorzettingsvermogen en weet met tact te handelen.
- Je kunt anderen motiveren en werkt resultaatgericht samen met collega’s.
- Je bent overtuigend, assertief en besluitvaardig.
- Je organiseert gemakkelijk, bent kritisch en beschikt over analytisch vermogen.
- Je bent sterk in plannen en organiseren.
Functie eisen
- Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie
Functie wensen
- Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteuning van management/directie en het werken met stukkenstromen
