Functieomschrijving
Voor Provincie Utrecht zoeken wij een Secretaris Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf Utrecht.Ben jij een organisatietalent, werk je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf biedt jou een centrale rol in de dagelijkse organisatie, waarbij je een onmisbare schakel bent tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.
In deze functie ondersteun je zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je werkt aan uiteenlopende taken en draagt bij aan een sterke organisatie.
- Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf.
- Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen, gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie.
- Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van onder andere de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf. Je neemt actief deel aan deze overleggen en stemt vooraf af met diverse collega's in de organisatie om een goede besluitvorming en bespreking te organiseren.
- Je verzorgt verslaglegging, archivering en bewaakt de opvolging van acties.
- Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor, zoals BBOT sessies, introducties van nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten, en voert diverse office management taken uit.
- Je stelt de agenda’s op van verschillende overleggen, notuleert en werkt besprekingen uit.
- Je bent proactief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert.
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt ingewikkelde zaken bondig verwoorden.
- Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail.
- Je werkt accuraat en bezit goede schriftelijke vaardigheden.
- Je bent in staat om tijdig te signaleren en vooruit te denken.
- Je hebt een professionele houding en begrijpt de politieke context van het Trambedrijf.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
Competenties
- Teamspeler
- Verbinder
- Procesgericht
- Prestatiegericht
Organisatie
Utrecht is een provincie met veel variatie, energie en een rijke historie. De regio kenmerkt zich door verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren en heeft een innovatieve kenniseconomie.
Het Trambedrijf heeft als doel: veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer bieden binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de gehele levenscyclus. Het systeem bestaat uit de lijn van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamisch Reisinformatie Systeem (DRIS) op bushaltes in de provincie Utrecht, de tramremise en busstallingen.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris in de afgelopen 5 jaar
Functie wensen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaris.
- Je hebt aantoonbare werkervaring als office manager.
- Het is een pre als je beschikbaar bent op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarbij dinsdag en/of donderdag jouw vaste dag op de tramremise is.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office. Vermeld in je CV duidelijk waar je deze werkervaring hebt opgedaan.
