Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Secretaris Opdrachtgeversteam. Je ondersteunt als secretaris het Amsterdamse lid van het Opdrachtgeversoverleg binnen het opdrachtgeversteam Zuidasdok, zodat de verantwoordelijkheid namens Amsterdam goed wordt ingevuld en het programma binnen de gestelde kaders wordt uitgevoerd.Je vervangt de huidige secretaris gedurende een hectische periode waarin belangrijke besluiten genomen moeten worden.
Werkzaamheden
- Je treedt op als secretaris van diverse overleggen: je stelt agenda's op (in overleg met het secretariaat), maakt verslagen en beheert verzendlijsten.
- Je houdt de actielijst voor het opdrachtgeversteam Zuidasdok bij en attendeert teamleden op deadlines.
- Je schrijft en redigeert notities, voordrachten en annotaties.
- Je stemt af met het stadhuis over bestuurlijke besluitvorming en bent verantwoordelijk voor de invoering in Andreas.
- Je signaleert ontwikkelingen, volgt media en informeert teamleden proactief.
- Je pakt zelfstandig dossiers op, afhankelijk van jouw ervaring.
Team en samenwerking
Je werkt in een klein, intensief samenwerkend team met onder meer een ambtelijk opdrachtgever, een vervangend ambtelijk opdrachtgever, twee financieel adviseurs, een strategisch adviseur, raakvlakmanagers, een secretaris en een projectondersteuner/secretaresse. Je werkt nauw samen met diverse diensten van de gemeente en met de programmaorganisatie Zuidasdok, en schakelt regelmatig met interne en externe adviseurs.
Jouw profiel
- Je beschikt over sterk analytisch vermogen.
- Je bent omgevingsbewust en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
- Je kunt goed samenwerken en relaties onderhouden met verschillende stakeholders.
- Je bent resultaatgericht en organiseert je werkzaamheden efficiënt.
- Je bent stressbestendig en behoudt overzicht in hectische periodes.
- Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
Organisatie
Het opdrachtgeversteam Zuidasdok valt onder de directie Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR) binnen het cluster Ruimte en Economie van de gemeente Amsterdam. V&OR beheert de openbare ruimte van Amsterdam en houdt rekening met bereikbaarheid, doorstroming, verkeersveiligheid, verblijfskwaliteit, wonen en ondernemen, gezondheid, spelen en groen.
Het programma Zuidasdok is een van de grootste infrastructurele projecten van Nederland en richt zich op betere bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad, zowel met het openbaar vervoer als over de weg. De opdrachtgevers van het programma zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en de gemeente Amsterdam; de uitvoerende organisaties zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde hbo- of academische opleiding
- Je kunt uitstekend schrijven en maakt van complexe overleggen heldere verslagen
- Je werkt werkzaamheden en acties zorgvuldig en vlot uit
- Je bent flexibel en stressbestendig en kunt prioriteiten stellen
Functie wensen
- Je bent ICT-vaardig en handig met MS Teams, Word en PowerPoint; het is een pré als je bekend bent met SharePoint en/of andere documentmanagementsystemen
- Je denkt proactief mee, signaleert verbetermogelijkheden en neemt het initiatief om verbeteringen door te voeren
- Bij voorkeur heb je affiniteit met grote infrastructuurprojecten
- Je bent een open en samenwerkingsgerichte collega
