Senior Adviseur Informatiebeheer (DIV)

Functieomschrijving

Voor Gemeente Beuningen zoeken wij een Senior Adviseur Informatiebeheer (DIV). Je vervang je tijdelijk binnen het team Informatie als (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV) en verzorgt de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer.
De focus van jouw rol ligt op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving.

Jouw werkzaamheden omvatten:

• Je toetst dossiers aan de Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen; je geeft advies en motiveert de toepassing van de wetgeving.
• Je stelt richtlijnen en werkinstructies op en actualiseert deze voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
• Je signaleert knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleert verbetervoorstellen.
• Je fungeert als sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.
• Je neemt een coördinerende rol binnen het team DIV.

Zaakgericht werken

• Je bent inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken en stemt dit af met applicatiebeheerders.
• Je denkt mee over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
• Je adviseert en begeleidt medewerkers bij eenduidige registratie en dossiervorming in het zaaksysteem en draagt bij aan kwaliteitscontrole van dossiers.

MS365 en archief

• Je adviseert over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
• Je denkt mee over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

• Je levert inhoudelijke inbreng in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
• Je neemt besluiten bij complexe casussen en zorgt voor duidelijke vastlegging van keuzes.

Afstemming met externe partijen

• Je onderhoudt contact met het Regionaal Archief Nijmegen, de provincie en de omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.

Uitfasering en migratie

• Je adviseert over uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen) en werkt samen met applicatiebeheerders.
• Je borgt bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) in samenwerking met collega’s.

Jouw profiel

• Analytisch vermogen: je doorgrondt complexe informatievraagstukken en brengt structuur aan in informatie- en documentstromen.
• Kwaliteitsgerichtheid: je werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer.
• Zelfstandigheid: je pakt werkzaamheden zelfstandig op, stelt prioriteiten en levert tijdig resultaten zonder intensieve aansturing.
• Adviserende vaardigheden: je adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming.
• Communicatieve vaardigheden: je communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV-onderwerpen begrijpelijk over te brengen.
• Organisatiesensitiviteit: je hebt oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsomgeving.
• Samenwerkingsgerichtheid: je werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten.
• Resultaatgerichtheid: je werkt doelgericht, houdt afspraken na en zorgt dat resultaten binnen gestelde termijnen worden behaald.

Organisatie
De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt.
De organisatie telt ruim 180 collega’s die werken aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.
Binnen de gemeente Beuningen wordt gewerkt met zelforganiserende teams; samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en flexibiliteit zijn belangrijke kernbegrippen binnen de organisatie.
Collega’s zijn hulpvaardig en betrokken en er heerst een prettige werksfeer; daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en persoonlijke ontwikkeling.