Senior Informatie- en Procesadviseur

Functieomschrijving

Voor de Gemeente Utrecht zoeken wij een Senior Informatie- en Procesadviseur.

Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren, beschrijven en verbeteren van financiële processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt uitgevoerd en geborgd.
Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van procesrollen is hier onderdeel van. 
Hierbij is de inschatting dat je 4 dagen per week van je tijd besteed aan het identificeren, analyseren en beschrijven van de processen en dat 1 dag van week ingezet kan worden in het daadwerkelijk uitvoeren (begeleiden) van de verbeteraanpak, het verder ontwikkelen en inrichten van de procesrollen en rapporteren over de voortgang.

Dit betekent dat je: 

• Processen identificeert en diepgaand analyseert op knelpunten en verbetermogelijkheden met betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten
• Processen vastlegt in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in de tool Bizzdesign
• Je analyse van knelpunten en verbeterpunten vertaalt naar een gestructureerde verbeteraanpak
• In samenwerking met medewerkers van de werkstromen de verbeteringen implementeert standaarden opstelt en wijzigingen borgt in de werkwijze en/of documentatie
• Bijdraagt aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coördinator en expert) in de teams
• Medewerkers en leidinggevenden begeleidt gedurende de veranderingen
• Medewerkers en leidinggevenden traint en coacht op benodigde kennis en vaardigheden voortkomende uit de implementatie van de procesrollen
• Fungeert als klankbord en sparring partner voor de andere IPA collega’s voor de doorontwikkeling van de procesrollen
• Rapporteert over de voortgang en resultaten

Je werkt autonoom; waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden waarbij je rapporteert
aan een stuurgroep.

Team
Voor het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van de ontwikkel organisatie Ruimte zoeken wij een Senior Informatie- en Procesadviseur (IPA). Op deze diverse en uitdagende plek moet je zowel oog hebben voor de bestaande organisatie met al haar taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor nieuwe ontwikkelingen die de medewerkers en hun werk naar een hoger plan kunnen brengen.
Je komt te werken in het Informatie- en procesmanagement team, bij Ruimte. Dit team telt ruim 35 medewerkers die gezamenlijk zorgen voor de integrale ondersteuning op het gebied van informatiebeheer, gegevensbescherming, digitaal werken, procesmanagement, datagedreven werken en innovatie. Bij Ruimte werken ze met ruim 1000 collega's aan de toekomst van de stad en beantwoorden ze de vragen van morgen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, maar die gaan ze samen aan. Samen met (keten)partners, inwoners en ondernemers bouwen ze dagelijks aan een beter Utrecht: een stad die klaar is voor klimaatverandering, de energietransitie, passende huisvesting en groenere, gezondere wijken. Slimme, veilige oplossingen zijn essentieel, waarbij digitalisering en innovatie een sleutelrol spelen.

Jouw profiel
Je bent een resultaatgerichte en pragmatisch ingestelde verbinder. Als ervaren programmamanager vorm je een brug tussen proces en mens en weet je collega’s samen te brengen, te enthousiasmeren en aan te zetten tot ander gedrag.
Je hebt ervaring met het diepgaand analyseren, vastleggen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij voorkeur binnen domeinen als financiën en inkoop.
Dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden dragen bij aan het opstellen van heldere adviezen, het onderbouwen van standpunten en visievorming.

Verder beschik je over:

• Minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers
• Ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie op incl. praktijkervaring. Voor een senior collega geldt aanvullend praktijk gecertificeerd in procesoptimalisatie op universitair niveau
• Kennis van het vastleggen van processen in systemen als; BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate in de tool Bizzdesign
• Vaardig in het betrekken van medewerkers, het faciliteren van workshops en het creëren van draagvlak voor verandering
• Kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen is een pre
• Analytisch sterk en in staat om procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties
• Ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader
• Zelfstandig maar met een scherp gevoel voor afstemming en samenwerking in een bestuurlijke context
• Kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.