Functieomschrijving
Voor ICTU zoeken wij een Senior Inhoudelijk Programmasecretaris.Je werkt als Senior Inhoudelijk Programmasecretaris aan het programma Met spoed beschikbaar, een implementatieondersteuningsprogramma binnen de acute zorgketen. Dit programma ondersteunt de landelijke realisatie van digitale gegevensuitwisseling volgens de Richtlijn Gegevensuitwisseling acute zorg.
De ambitie is om voor eind 2026 de (geprioriteerde) gegevens in de acute zorg gestandaardiseerd en landelijk uit te kunnen wisselen. Hierdoor kunnen zorgverleners in de spoedzorgketen in één oogopslag relevante medische gegevens en informatie over de acute situatie van een patiënt inzien en delen. Jouw inzet draagt bij aan de continuïteit en de samenwerking binnen de spoedzorgketen.
Het programma wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met landelijke branche- en beroepsorganisaties van spoedzorgaanbieders, Patiëntenfederatie Nederland, regionale organisaties, het ministerie van VWS, Zorgverzekeraars Nederland, VZVZ en Nictiz.
Binnen dit programma speel je een faciliterende en verbindende rol tussen zorgaanbieders en ICT-leveranciers. De volgende uitgangspunten zijn belangrijk:
- Implementatie is een collectieve verantwoordelijkheid
- Zorg is leidend
- Techniek is faciliterend en coördinerend
- Gebruik: stapsgewijs en pragmatisch
Je ondersteunt onder andere:
- Koploperprojecten waarbij nieuwe digitale gegevensuitwisseling tussen minimaal twee zorgaanbieders wordt beproefd
- Projecten voor implementatie van reeds beproefde gegevensuitwisselingen door zorgorganisaties (brede uitrolprojecten)
Jouw verantwoordelijkheden
- Bijhouden van de mijlpalenplanning (visueel), volgens het afgesproken proces met de Stuurgroep en Projectgroep (tactisch overleg)
- Borgen van de actualiteit van het plannerbord en indien nodig opvolgen bij actiehouders
- Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van projectmanagementproducten zoals stakeholderanalyses, issue- en risicologs, maandrapportages, contactpersonenlijsten, samen met de programmamanager en het kernteam
- Voorbereiden van formele overleggen samen met de programmamanager (zoals afstemming agenda, bewaken tijdige aanlevering van stukken, zelf stukken maken of actualiseren), notuleren inclusief actie- en besluitenlijsten en opvolging acties
- Aansturen van de programmaondersteuner voor het inplannen van overleggen
- Organiseren van bijeenkomsten met het programmateam en verschillende stakeholders
- Beheren van de mailbox van Met spoed beschikbaar
- Actueel houden van inwerkdocumentatie voor nieuwe collega’s
- Beheren en bijhouden van het projectarchief (Sharepoint en Teams), inclusief beheer gastaccounts en interne overlegstructuur (via Teams en Signal)
- Ad hoc ondersteuning bieden bij inhoudelijke vraagstukken
Jouw profiel
Je bent een enthousiaste Senior Inhoudelijk Programmasecretaris die graag het proces binnen een complex programma soepel laat verlopen. Je weet overzicht te bewaren en kunt snel de hoofdlijnen van de inhoud én de onderlinge verhoudingen binnen het netwerk overzien. Je werkt goed samen met de programmamanager, het team en de betrokken stakeholders. Je bent proactief, beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kunt uitstekend zelfstandig werken.
Je bent bedreven in het maken van goed leesbare verslagen en presentaties, en kunt hierbij verschillende tools gebruiken om zaken visueel te presenteren.
Competenties
- Omgevingsbewust en organisatiesensitief
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
- Zorgvuldigheid
- Plannen en organiseren
- Snel kunnen schakelen op drukke momenten
Organisatie
ICTU
Functie eisen
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau
- Je bent beschikbaar per direct, maar uiterlijk 2 februari 2026
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare ervaring met project- en programmaondersteuning waarbij je meerdere van de in de opdracht genoemde werkzaamheden hebt uitgevoerd.
- Bij voorkeur heb je ervaring in de publieke sector in een vergelijkbare functie, het is een pré als dit in de zorgsector is.
- Je hebt ervaring met het organiseren en verslagleggen van bijeenkomsten met diverse stakeholders.
- Je hebt aantoonbare ervaring met werken in een vergelijkbare functie binnen politieke veranderomgevingen.
- Het is een pré als je affiniteit hebt met de zorg en informatisering.
