Senior Managementassistent

Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Senior Managementassistent. Je biedt ondersteuning aan en ontzorgt de teamleiders, het hoofd van de afdeling en de experts. Je bent de spin in het web en houdt moeiteloos het overzicht terwijl je meerdere taken tegelijk uitvoert.
Je werkt aan:

• Het up-to-date houden van de agenda van je teamleider, inclusief complex agendabeheer met volle en diverse agenda’s.
• Het prioriteren en beantwoorden van e-mail van het management.
• De registratie van ziek- en betermeldingen en verlofaanvragen van medewerkers.
• Het beheer van de mailbox en agenda van het secretariaat.
• Het op orde houden van ondersteunende faciliteiten, zoals het aanmaken van bestelformulieren voor borrels, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van andere faciliteiten.
• Ondersteuning bij lezingen en participatiebijeenkomsten, waaronder contact met sprekers, het laten maken van posters, versturen van uitnodigingen en ondersteuning tijdens presentaties.
• Ondersteuning bij buitenlandse dienstreizen, zoals het opstellen van dienstreisformulieren, boeken van trein- of vliegtickets, reserveren van hotels en contact met de organisatie.
• Ondersteuning van het bestuurlijk proces.
• Tijdschrijven voor teamleiders en afdelingshoofden.
• Het aanmelden en ontvangen van bezoekers en (buitenlandse) delegaties.

Jouw profiel

Je bent een echte organisator, trots op je functie en laat je niet snel uit het veld slaan. Je bent flexibel, hebt een proactieve instelling, kunt goed schakelen en organiseren en werkt graag in een team. Je werkt accuraat, bent dienstverlenend en weet duidelijk je grenzen aan te geven. Omdat je collega’s onderling kunt vervangen, ben je – als dit tijdig wordt aangegeven – flexibel in het wisselen van een werkdag. Je werkt zelfstandig en oplossingsgericht. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

Organisatie

Deze organisatie biedt een dynamische werkomgeving in Rotterdam, de tweede stad van Nederland. Je krijgt te maken met complexe fysieke vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in een stad met een unieke ligging aan haven en Maas. Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met aandacht voor de mensen die er komen, wonen en werken. Zij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen en nemen daarbij zowel de rol van publieke ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker op zich. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden zij de stad bereikbaar, handhaven regels om een veilige en aangename woonomgeving te waarborgen en bieden met hun vastgoed huisvesting aan belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling werkt samen met private en publieke partners om de stad vorm te geven en in topconditie te houden.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.