Senior Medewerker Publiekscontacten Frontoffice

Functieomschrijving

Voor Gemeente Deventer zoeken wij een Senior Medewerker Publiekscontacten Frontoffice.
Je wordt onderdeel van een team van ongeveer 45 medewerkers binnen de vakgroepen Receptie, KCC, Burgerzaken en de Frontoffice Vergunningen. Als lid van het team Publiekscontacten Frontoffice werk je nauw samen met team Publiekscontacten Backoffice, dat zich op dezelfde verdieping bevindt.
Je hebt veel contact met inwoners en bent actief aan de “voorkant” van de organisatie. Je krijgt energie van tevreden mensen en werkt hier samen met collega’s aan klantgerichte dienstverlening. Initiatief tonen, empathie en enthousiasme zijn kenmerken waar jij jezelf in herkent. Binnen dit team krijg je de kans om de organisatie goed te leren kennen.

In jouw rol als senior ben jij het eerste aanspreekpunt voor 5 medewerkers van de Frontoffice Vergunningen en 13 KCC medewerkers. Jij bent verantwoordelijk voor de planning aan de balie en aan de telefoon, bewaakt de bezetting en bereikbaarheid en grijpt tijdig in waar nodig. Je werkt nauw samen met de senior medewerker van de receptie en Burgerzaken, en met de teamleider Publiekscontacten Backoffice om ervoor te zorgen dat medewerkers elkaar weten te vinden en hun werkzaamheden zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.
Je zorgt ervoor dat jouw collega’s goed geïnformeerd zijn over belangrijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving die van belang zijn voor optimale dienstverlening. Hiervoor onderhoud je dagelijks contact met collega’s uit de organisatie, zoals communicatiemedewerkers, de woordvoerder van gemeente Deventer en de adviseurs Dienstverlening. Ook heb je korte lijnen met teamleiders binnen de organisatie, zodat de samenwerking tussen de frontoffice en andere teams soepel verloopt.
Jij bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de kennisbank van het KCC, zodat medewerkers steeds beschikken over actuele informatie.
Belangrijke zaken, knelpunten of ontwikkelingen meld je bij de teamleider, zodat deze goed op de hoogte blijft van wat er speelt binnen het team.
Je analyseert cijfers en rapportages en signaleert bijzonderheden richting de teammanager.
Daarnaast zorg je ervoor dat medewerkers tijdig en voldoende worden geïnformeerd over wijzigingen in systemen of applicaties en geef je hierover instructies of plan je trainingen.
Voor het Regionaal Coördinatiecentrum Vluchtelingenspreiding ben jij het eerste aanspreekpunt voor het KCC bij complexe casussen. Je onderhoudt daarnaast contacten met locatiemanagers in de regio en bewaakt de bezettingsoverzichten van verschillende locaties.

Competenties

• - Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);
• - Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
• - Klantgericht;
• - Resultaatgericht werken;
• - Plannen en organiseren;
• - Initiatiefrijk;
• - Stressbestendig;
• - Oplossingsgericht;
• - Samenwerken.

Organisatie
Deventer, de stad en hun dorpen vormen het hart van deze organisatie. Hier wonen, werken, ondernemen en ontspannen mensen samen. Samen met Deventenaren wordt gewerkt aan een historische gemeente met grootse toekomstplannen. Binnen deze organisatie is er ruimte om jezelf te ontwikkelen en bij te dragen aan een omgeving waar iedereen ertoe doet. Werken bij de gemeente Deventer betekent niet alleen plannen maken, maar ook actief de stad en dorpen ingaan, onderzoeken, proberen en realiseren wat nodig is om Deventer vooruit te helpen. Betrokkenheid, verantwoordelijkheid en daadkracht staan centraal. In deze organisatie wordt hoofd, hart en handen ingezet voor de prachtige gemeente.
Je werkt in hartje Deventer, een historische Hanzestad vol sfeervolle steegjes en charmante panden. Een ondernemende stad, bekend om boeken, koek, bedden, cv-ketels en drukwerk, gelegen aan de IJssel, omringd door groen en karakteristieke dorpen. Het gemeentehuis midden in de stad brengt historie en toekomst samen en is een van de meest duurzame overheidsgebouwen van Nederland. De 2264 vingerafdrukken van Deventenaren in het gebouw herinneren dagelijks aan voor wie en met wie je werkt.
Werken bij de gemeente Deventer betekent samenwerken met inwoners en collega’s, met korte lijnen en een wendbare organisatie.