Senior Projectmanager Centraal Archief en Legacy Systemen (CALS)

Functieomschrijving

Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Senior Projectmanager Centraal Archief en Legacy Systemen (CALS). Je geeft leiding aan de implementatie van CALS binnen het programma Informatietransitie. Je werkt nauw samen met de opdrachtgever, programmamanagement, informatiebeheer, I&A, architectuur, privacy/security, businessimplementatie, beheerorganisatie, gebruikersvertegenwoordigers en leveranciers.
Je neemt een bestaande positie over en zorgt voor continuïteit, voortgang en aanscherping van lopende werkzaamheden rondom CALS, waaronder de implementatie van de OpenText-oplossing, migratievoorbereiding, leverancierssturing, acceptatie en borging in beheer.
Je vertaalt de doelstelling van CALS naar een uitvoerbare project- en implementatieaanpak, inclusief een expliciet migratiespoor met aandacht voor te migreren of te ontsluiten bronnen, eigenaarschap van informatie, metadata, bewaartermijnen, autorisaties, kwaliteit van brondata, acceptatiecriteria en besluitvorming over migratiemomenten.

Wat je gaat doen

• Stel een integraal plan van aanpak op voor de implementatie van CALS, inclusief een uitgewerkte migratieaanpak.
• Richt het migratiespoor in en stuur dit aan voor archiefwaardige en legacy-informatie naar of via CALS/OpenText.
• Inventariseer relevante bronsystemen, informatieverzamelingen, dossiers, metadata, datakwaliteit, risico’s en afhankelijkheden voor migratie.
• Werk scope, planning, aanpak, mijlpalen, afhankelijkheden, besluitvorming en acceptatiecriteria uit voor zowel implementatie als migratie.
• Coördineer migratievoorbereiding: schoning, selectie, mapping, proefmigraties, controles, herstelacties en gebruikers-/beheeracceptatie.
• Stem af met informatiebeheer, archiefspecialisten, proceseigenaren, I&A, architectuur, privacy/security, businessimplementatie, beheer en leveranciers.
• Organiseer leveranciersmanagement richting betrokken leveranciers en stuur op afspraken, planning, kwaliteit, risico’s en escalaties.
• Vertaal informatiebeheer- en archiefeisen naar concrete projectactiviteiten, werkafspraken en besluitpunten.
• Richt structuren in voor voortgangsrapportage, besluitvorming, risicobeheersing, issuebeheer en afhankelijkheden.
• Werk rollen, verantwoordelijkheden, beheerafspraken en overdrachtscriteria uit.
• Bereid communicatie, instructie, begeleiding, gebruikersacceptatie en ingebruikname voor.
• Monitor en stuur bij op voortgang, kwaliteit, migratieresultaten, acceptatie en beheerborging.
• Leg leerpunten, risico’s, besluiten, restpunten en vervolgacties vast en draag op passende wijze over aan beheer.

Resultaten

• Een gedragen plan van aanpak voor de implementatie van CALS met scope, doelstellingen, aanpak, governance, risico’s en afhankelijkheden.
• Een uitgewerkte migratieaanpak inclusief proefmigraties, datakwaliteitscontroles en acceptatiecriteria.
• Een pilotaanpak voor datagedreven werken met beschrijving van doel, werkwijze en evaluatiecriteria.
• Een stakeholder- en adoptieaanpak met communicatie-, begeleiding- en adoptieactiviteiten, inclusief toepassing van systemisch denken als change-methodiek.
• Een rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix voor business, dataorganisatie, informatiebeheer, i-governance, beheer en management.
• Concrete werkafspraken en implementatiekaders over toepassing van data in sturing, besluitvorming, monitoring, datakwaliteit en beheer.
• Een evaluatie van de pilot met leerpunten en verbetermaatregelen en een advies voor organisatiebrede uitrol en borging.

Jouw profiel

• Je beschikt minimaal over een hbo-diploma.
• Je hebt aantoonbare ervaring als projectmanager in vergelijkbaar complexe omgevingen, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie (bijv. provincie, gemeente, waterschap of rijksoverheid).
• Je hebt ruime ervaring met implementatie van DMS-, ECM-, archief-, e-depot- of legacyvoorzieningen, bij voorkeur in een OpenText-omgeving.
• Je hebt ervaring met migratie van documenten, dossiers en archiefwaardige of legacy-informatie naar nieuwe informatiebeheer- of archiefvoorzieningen.
• Je hebt ervaring met het opstellen en aansturen van migratieplannen, proefmigraties, datakwaliteitscontroles, acceptatiecriteria en herstelacties.
• Je hebt kennis van informatiebeheer, archivering, metadata, autorisaties, bewaartermijnen, duurzame toegankelijkheid en beheerborging.
• Je hebt ervaring met leveranciersmanagement binnen complexe IV-implementaties en met het verbinden van business, informatiebeheer, I&A, architectuur, beheerorganisatie, leveranciers en management.
• Je hebt ervaring met werken binnen programma’s voor digitale transformatie of informatietransitie.

Competenties

• Verandermanagement
• Analytisch vermogen
• Stakeholdermanagement
• Resultaatgerichtheid
• Communicatieve kracht
• Verbindend vermogen

Over de opdrachtgever

De opdrachtgever werkt binnen een programma Informatietransitie aan het duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. CALS (Centraal Archief en Legacy Systeem) is bedoeld als voorziening voor het duurzaam toegankelijk maken, beheren en raadplegen van archiefwaardige en legacy-informatie. Zij bevinden zich in een lopend implementatie-, migratie- en borgingstraject en verwachten dat je snel overzicht krijgt, voortbouwt op reeds gemaakte keuzes en zelfstandig stuurt op planning, kwaliteit, leveranciersmanagement, migratie, besluitvorming en overdracht naar beheer.