Trainee Contractbeheer ICM

Functieomschrijving

Voor de Gemeente Eindhoven zoeken wij een Trainee Contractbeheer ICM.

De opdracht
Ze bieden een mooi Traineeship waarin stratende inkoop en contractmanagement (IC) professionals een stevige basis kunnen leggen voor kennis en kunde in het sociaals domein op IC gebied. De werkzaamheden/ aandachtsgebieden binnen contractbeheer zullen in afstemming worden vastgesteld. Je werkt mee aan het correct, volledig en tijdig borgen van alle contracten van de afdeling inkoop, subsidie en contractmanagement (ISCM) van het sociaal domein. Tactisch contractbeheer is de basis voor het contractmanagement en je zorgt voor efficiënte werkprocessen. Daarnaast ondersteun je de inkoopadviseurs, contractmanagers en de vakgroep subsidies desgewenst. Ze zoeken een collega die de uitdaging aangaat om samen met hun enthousiaste vakgroep, de ISCM Desk, de contractgegevens verder op orde gaat brengen. Naast de gemeente brede kernwaarden Eigenaarschap, Vertrouwen en Samenwerken is het voor deze functie belangrijk dat je accuraat, resultaatgericht en flexibel bent en goed kunt organiseren en opvolgen. Een inkoppertje bij een “Desk” is natuurlijk dat communicatie en klant- en servicegerichtheid je tweede natuur is. Ben jij dat “schaap met de vijf poten” die we zoeken? Vind jij het leuk om breed ingezet te worden? Zoek je actief de benodigde samenwerking op? Heb je al kennis van administratieve processen? Signaleer je graag actief? En, vind je het leuk om bij te dragen aan het verbeteren en implementeren van processen?

Jouw verantwoordelijkheden

• Als uitvoerder van het tactisch inkoop- en subsidieproces onderhoud je de contractbeheersystemen door contractwijzigingen- en beëindigingen volledig, correct en tijdig door te voeren;
• Je vindt het leuk om mee te denken over de inrichting en optimalisatie van de contractbeheersystemen. Voor aanbieders ben je eerste aanspreekpunt voor deze systemen en je puzzelt graag mee om alle informatie uit de diverse systemen goed te laten communiceren of op elkaar aan te laten sluiten of te ontsluiten;
• Je ondersteunt en-of organiseert ondersteunende processen zoals het jaarrekeningentraject, jaarlijkse indexaties en contractimplementaties. Je communiceert actief hierover met aanbieders, collega’s en gemeenten;
• Je bent eerste aanspreekpunt voor de aanbieders en de gemeentelijke toegangsteams (telefonisch en via de e-mail). Je beantwoord proces en contractvragen en haalt actief actuele informatie, wijzigingen en signalen op en informeert de aanbieders, collega’s, regiogemeenten desgewenst;
• Je verwerkt informatie, vragen en signalen die je vervolgens samen met je team gebruikt om efficiëntie aan te brengen in werkprocessen;
• Je verzorgt mailingen in opdracht van- en in afstemming met de opdrachtgevers. Daarnaast onderhoud je hun website in samenwerking met de Webredactie en hun communicatieadviseur.

De organisatie
Ze maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken ze aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis. Ook zij denken al na over het 'nieuwe normaal'. Medewerkers zullen minder vanuit kantoor en meer online werken. Dat betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen ze jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging! Diversiteit en gelijke kansen: dat vinden ze heel belangrijk. Daarom ontvangen ze graag jouw sollicitatie, als je voldoet aan hun wensen. Ongeacht je achtergrond, geslacht/gender, beperking, seksuele oriëntatie, religie/overtuiging of leeftijd.

De afdeling
Je werkt nauw samen met de contractmanagers, de inkoopadviseurs en de subsidieverleners van de afdeling Inkoop, subsidie en contractmanagement. Daarnaast onderhoud je een goed netwerk met de aanbieders en overige afdelingen binnen de gemeente zoals het servicebureau Eindhoven en de (toegangsteams van de) gemeenten waar ze de contracten voor beheren. Het sociaal domein van Gemeente Eindhoven werkt samen èn is aanbestedende dienst voor verschillen regio’s: Samen voor Jeugd, 21 voor Jeugd, Bescherm wonen en Leerlingen vervoer. Hun kernactiviteiten zijn inkopen, contractmanagement(contractbeheer) en informatiemanagement. Collega Loes, Coördinator ISCM Desk-team: “De juiste borging van de contracten maakt dat we goede informatie kunnen opleveren voor het sociaal domein. Omdat alle informatie centraal in ons team verzameld wordt, zijn we de ruggengraat van de afdeling en het inkoop- en subsidiegeweten van Sociaal domein. Het is heerlijk om vraagbaak te zijn en iedereen op weg te helpen. Daar hebben de inwoners, de leveranciers en de gemeente(n) veel profijt van. Fijn dat ik hieraan bij kan dragen”.

Jouw profiel

• Je hebt een afgeronde studie MBO+ of HBO diploma;
• Minimaal Nevi 1 publiek en/of kennis van het subsidieproces of de bereidheid deze te willen volgen/behalen;
• Minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen de overheid, sociaal domein is een pre;
• Aantoonbare werkervaring op een administratieve afdeling inkoop (bestellen en factureren) en/of een team contractbeheer;
• Ervaring met Microsoft Office, Excel;
• Kennis van Mercell (Negometrix), Suite en het berichtenverkeer van Vecozo is een pre;
• Ervaring op commercieel-administratief en/of juridisch vlak is een pre;
• Je voegt waarde toe aan hun missie en visie.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.