Adviseur Planningsmanagement

Functieomschrijving

Voor de Rijkswaterstaat zoeken wij een Adviseur Planningsmanagement.

De opdracht
Als Adviseur planning- en risicomanagement ben je werkzaam voor het programma betonnen bruggen en viaducten. De adviseur planningsmanagement is verantwoordelijk voor het faciliteren van het planningsproces op tactisch en operationeel niveau. Als adviseur planningsmanagement ben je een belangrijke schakel in de beheersing van het project. Het streven is om door middel van het challengen van het projectteam de planning actueel te houden en daarmee de voorspelbaarheid van het project te vergroten. Je adviseert de Manager Projectbeheersing en de andere IPM-rolhouders over de opzet, kwaliteit en werking van de planning. Op basis van jouw adviezen worden beslissingen genomen. Ook zorg je dat de kaders, richtlijnen en handreikingen in het project voor je eigen vakgebied worden toegepast De adviseur kansen- en risicomanagement is verantwoordelijk voor het faciliteren van het kansen en risicomanagementproces op operationeel en tactisch niveau. Als adviseur kansen- en risicomanagement ondersteun en inspireer je tot het risico gestuurd werken, dat de projectleden vanuit hun professionaliteit nastreven. Je ondersteunt de betrokken projectfunctionarissen bij het inventariseren, analyseren en vaststellen risico’s inclusief beheersmaatregelen. Daarnaast weet je mensen ertoe te bewegen om out of te box te denken en kansen inzichtelijk te maken. Je monitort, challenged en ondersteunt bij de bewaking van de naleving van de beheersmaatregelen. Tot slot structureer en bewaak je het risicomanagementproces en creëert een collectief bewustzijn ten aanzien van de risico’s. Resultaat:

• Een opgestelde projectplanning;
• Een geactualiseerde en beheerste planning;
• Georganiseerde planning sessies;
• Probabilistische planning;
• Planningsrapportages;
• (Toelichtings)memo's.

Eisen resultaat:

• Het Planningsdossier (Planningen, bronbestanden en Notities) dient ingericht en actueel gehouden te worden conform de door Rijkswaterstaat ter beschikking gestelde formats;
• Er dient gewerkt te worden conform de geldende kaderdocumenten van Planningsmanagement, zoals die in de Werkwijzer RWS zijn opgenomen;
• De geleverde documenten bij de bovenstaande geschreven activiteiten moeten aantoonbaar geaccepteerd zijn door de Manager Projectbeheersing;
• Het actueel Planningsdossier moet de stand van zaken op het gewenste niveau (levels) weergeven;
• De onderbouwing van wijzigingen in het dossier moeten in de vorm van notities worden toegelicht en vastgelegd;
• De actuele planning wordt periodiek vastgesteld door het IPM-team. De wijze waarop wordt in overleg met de Manager Projectbeheersing bepaald.

Om het kansen- en risicomanagementproces te faciliteren onderneemt de adviseur kansen- en risicomanagement zelfstandig en op eigen initiatief (afgestemd op de wensen van de Manager Projectbeheersing) diverse activiteiten om te komen tot de volgende resultaten:

• Een ingericht kansen- en risicomanagementproces: Het inrichten van kansen- en risicomanagement in overleg met het IPM-team (doelstellingen kansen- en risicomanagement, bepalen frequentie van updaten, etc.). Dit dient vastgelegd te worden in een kansen- en risicomanagementplan. Onderstaande afbeelding vormt de basis voor het kansen- en risicomanagementproces;
• Een opgezette en geactualiseerde kansen- en risicodatabase met als doel een volledig kansen- en risicodossier met eenduidige registratie en afweging van kansen en risico’s: Het inrichtingen van een kansen- en risicodatabase en het doorleven van de database met het IPM-team. Tevens wordt er gezorgd voor een kwantificering. Het is van belang om te komen tot een opzet passend bij de fase van het project;
• Georganiseerde kansensessies, risicosessies en challenge gesprekken: Deze sessies hebben als doel het verkrijgen van informatie (gericht op kansen, risico’s en beheersmaatregelen). Dit kunnen themasessies, groepssessies, challenges of zelfs bilats zijn. Het doel is om betrouwbare informatie te verkrijgen om te verwerken in de kansen- en risicodatabase en bijbehorende rapportages;
• Rapportage kansen- en risicomanagement: Er wordt volgens een nader te bepalen frequentie een rapportage kansen- en risicomanagement gemaakt en besproken in het IPM team. Deze activiteit vraagt een analyse van het dossier; wat is er de afgelopen periode gebeurd en wat kan het projectteam verwachten (early warnings). Belangrijk onderdeel hierin zijn de adviezen van de adviseur kansen- en risicomanagement aangevuld met een beschrijving van knelpunten, toprisico’s, risicoprofiel, risicoanalyse i.r.t. tot buffers/onvoorzien, kwantificering etc. En natuurlijk ook aandacht voor potentiële kansen die benut kunnen worden. Het doel is om te beschikken over actuele kansen- en risicomanagement informatie, waarmee het team kan sturen en bijsturen. De adviseur kansen- en risicomanagement levert tevens een bijdrage aan de projectendatabase en bijbehorende T-rapportages, voornamelijk bij het onderdeel risico’s. Tot slot levert het risicodossier input voor het maken van een probabilistische planning;
• Rapportage ‘Beheersstrategie toprisico’s: In samenwerking met het IPM team maakt de adviseur een rapportage ‘Beheersstrategie toprisico’s’ en actualiseert deze periodiek. In deze rapportage wordt aangegeven wat de algehele beheers filosofie is van het project op het gebied van de toprisico’s gericht op het behalen van de resultaatsgebieden;
• (Toelichtings)memo’s: Naast de reguliere rapportagemomenten, zoals genoemd in de andere activiteiten, levert de adviseurs kansen- en risicomanagement een specifieke uitdraai van het kansen- en risicodossier met een toelichtende memo. Het doel van deze activiteit is om een zo compleet en overzichtelijk beeld te geven conform klanteisen;
• Tot slot kan de adviseur kansen- en risicomanagement gevraagd worden om advies te leveren afhankelijk van specifieke vragen.

De organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

De afdeling
Het programma Vernieuwing betonnen bruggen en viaducten zoekt een adviseur plannings- en risicomanagement voor de vernieuwingsopgave. Het programma beoogt om een structureel vervangingsprogramma voor vaste betonnen kunstwerken in portfolio aanpak in de markt te zetten. Daarmee krijgt de vernieuwingsopgave, zoals beschreven in het Prognoserapport van Rijkswaterstaat vorm. De eerste objecten die vernieuwd worden, betreffen het versterken van voorgespannen kokerbruggen en het vernieuwen van plaatviaducten in of over de rijksweg.

Jouw competenties

• Overtuigingskracht: Kan op basis van argumenten anderen voor zich winnen voor een idee of standpunt;
• Organisatiesensitiviteit: Houdt rekening met gevoeligheden en ontwikkelingen binnen de organisatie en het project en handelt daar ook naar;
• Flexibiliteit: Past het eigen gedrag aan als de situatie daarom vraagt en schakelt daarmee gemakkelijk tussen omstandigheden die passen bij de situatie;
• Netwerken: Bouwt het juiste netwerk op om steun, medewerking en invloed te krijgen wat van belang is voor het uitoefenen van de eigen functie of binnen het project;
• Analyseren: Legt verbanden tussen ontwikkelingen in het project en de eigen werkzaamheden;
• Plannen en organiseren: Organiseert het eigen werk zodanig dat deze is afgestemd op lopende processen en ontwikkelingen en weet daarbij prioriteiten te stellen;
• Initiatief: Komt uit eigen beweging met oplossing en ideeën en neemt daarmee verantwoordelijkheid voor het eigen vakgebied.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.